Rekordrask innføring

Publisert

En spennende sprint har ført Sykehuset Telemark HF og Betanien Hospital opp på DIPS på rekordtid.

Prosjektgruppen Sykehuset Telemark

De valgte seg mandag den 13. mai som DIPS-dag. En spennende sprint har ført Sykehuset Telemark HF og Betanien Hospital opp på DIPS på rekordtid. Da er det lov å være litt andpusten.

De kilometerlange korridorene under Syke huset Telemark HF (STHF) sine mange ­bygninger i Skien gir mulighet til å holde kondisjonen litt ved like, til tross for lange og intense arbeidsdager på kontoret. Ganglaget til prosjektledelsen for innføringen av DIPS røper et tydelig effektivitetskrav. Etter at kickoff for innføringen av DIPS ble arrangert 27. august 2012 har det gått mer eller mindre i ett. For nøyaktig 260 dager brukte hele helseforetaket på å komme seg på lufta med DIPS. De siste fem, intense dager med konvertering.

4400 kurs

Klokken 17 den 8. mai gikk alt over i lese modus, og vi kjørte nødjournalsystem de siste fem dagene, forklarer prosjektleder for inn­føringen av DIPS ved Sykehuset Telemark HF, Benedicte Børge-Ask.

Hun leder vei gjennom korridorene fra bygningen hvor innføringsprosjektet har sitt hovedkvarter og opp til kursrommene hvor det i løpet av seks uker har blitt gjennomført en imponerende mengde med kurs for de mange ulike yrkesgruppene.

11 kursrom, seks lokasjoner, seks uker, 3000 deltagere, 4400 kursgjennomføringer, opp­summerer Børge-Ask.

Med seg i korridoren har hun delprosjekt­ leder Elisabeth Sagafos fra Betanien Hospital, Øyvind Tobiassen fra Sykehuspartner som har vært assisterende prosjektleder for innføringen og Yrjan Schaug som har ledet innføringen for Deloitte og DIPS.

 

Mange involvert

Til vanlig er Børge-Ask seksjonsleder ved medisinsk klinikk ved sykehuset i Skien, mens Sagafos er sjefssykepleier ved Betanien. Begge er enige om at læringskurven disse 260 dagene har vært bratt.

Jeg må si at jeg ble litt overrasket over hvor komplekst systemet egentlig er. På en måte skal vi jo innføre «hyllevare», siden så mange har gjort installasjonen før oss. Men så er det ikke hyllevare i det hele tatt, erkjenner Børge-Ask.

Hun hadde på forhånd trodd at prosjektdeltakerne fra Sykehuspartner, DIPS og Deloitte skulle kunne gi klare råd om hvordan oppgaver burde utføres.. – Men jeg ser jo at enhver installasjon er unik, og skal samsvare med den enkelte ­regions løsninger, sier hun. Totalt har rundt 130 ulike deltakere både eksternt og internt vært involvert i prosjektperioden. Av disse er rundt 70 fra STHF, 30 fra Sykehuspartner, 20 fra DIPS/Deloitte og 12 fra Betanien. Børge-Ask beskriver de to første månedene som de mest intense. Til tider var det svært utfordrende å få på plass de rette folkene på rett sted til rett tid. Sykehuset Telemark gjør sin innføring ­samtidig med andre store parallelle løp i Helse Sør-Øst, som alle krever de samme ressursene. Dette, kombinert med den relativt korte inn­ føringsperioden, har gitt sine utfordringer.

Hadde jeg før start visst det jeg vet i dag, hadde jeg nok stilt ­strengere krav til ­kompetanse og tilgjengelighet til eksterne ressurser, oppsummerer prosjektlederen. Samtidig strekker folk seg utrolig langt for at vi skal få dette til. Jeg må si at alle her har hatt en utrolig positiv innstilling. Vi er blitt en svært sammensveiset gjeng. Samarbeidet er blitt så tett. Vi tenker ikke lenger så nøye over hvem som hører til hvor, sier Sagafos.

Endringsagenter

Hun bemerker at hun har blitt fascinert over å se hvordan det nye IKT-verktøyet griper inn overalt, og hvordan de må jobbe med organisasjonskultur og endringsvilje ved siden av selve den tekniske innføringen. Sammen med Benedicte Børge-Ask ­setter hun ord på hva som har vært avgjørende i arbeidet. − Vi er alle imponert over hvordan ­ledelsen i våre sykehus har vært villige til å frigjøre de ­riktige ressursene for oss. De som har ­kompetanse og engasjement. Ledelsen har tatt ut viktige endringsagenter fra organisasjonen: Folk med kompetanse og engasjement, folk det virkelig smerter å ta ut av den daglige produksjonen.

Men dette har vært utrolig viktig. DIPS er jo bare et system. Det som er den virkelige jobben er å kartlegge arbeidsprosessene og å få til en organisasjonsutvikling i forbindelse med innføringsprosjektet. Vi må utnytte det momentum et innføringsprosjekt gir, til få en hverdag hvor vi jobber annerledes og smartere enn før!