Tips til deg som er systemansvarlig og superbruker

Sommeren kan være en utfordrende tid for de som er på jobb. Ressurspersoner som vanligvis hjelper de ansatte med bruk av fagsystemene er kanskje på ferie og de ansatte man må i større grad hjelpe seg selv. For å gå denne perioden tryggere i møte har vi noen tips til deg som er systemansvarlig og superbruker. Hva er nyttig å vite og forberede før du tar ferie?

1.    Vil det være noen på DIPS Front support som kan hjelpe til hvis det oppstår utfordringer i sommer?
Ja, vi vil ha tilgjengelige konsulenter som kan bistå deg som vanlig på support. Åpningstidene er som vanlig mandag til fredag fra 08 til 16. Trenger du bistand er du velkommen til å kontakte oss via DIPS Kundesak (support.dips.no) eller på telefon 75 59 22 00. 

Ved problemer med innlogging, eller behov for nytt passord til DIPS Kundesak, ta kontakt med oss på telefon. Informer deres ansatte om å benytte seg av nettsiden med “ofte stilte spørsmål” som en hjelp til selvhjelp (gjelder CosDoc).

2.    Har dere nyttige tips til systemansvarlige før sommermånedene setter inn?
Det viktigste er å være godt forberedt. Pass på at de som skal ha systemansvar i sommer har fått de tilgangene de trenger. Hvis det i ferien er noen andre i organisasjonen som skal overta oppgaver til lederne, må dere huske å gi vedkommende de nødvendige tilganger.
Det er også viktig at flere i organisasjonen har tilgang til å ordne oppkobling til fagsystemet, slik at vi kan koble oss opp til dere for å hjelpe hvis behovet tilsier det.

Videre ser vi at følgende spørsmål ofte går igjen i ferien:

•    Jeg har glemt passordet mitt. Hva skal jeg gjøre?
Vi bistår gjerne med å endre passord og tilganger på vegne av systemansvarlig. Dette er ikke er del av supportavtalen, og vil bli fakturert etter medgått tid og gjeldende timesatser. Det kan være lurt om sommeren å alltid ha minst èn person med tilgangsrettigheter i fagsystemet som kan hjelpe ansatte med å finne passordet eller opprette et nytt og sikre at ansatte vet hvem dette er. 

For fagsystemet CosDoc kan man opprette en rolle som gir tilgang til å opprette eller redigere identiteter på egne enheter. Denne rollen legges i en profil som tildeles utvalgte ansatte (bør ikke gis til alle). Da er du ikke avhengig av at personer med systemansvar-tilgang er tilstede gjennom hele ferieperioden.

Veileder for CosDoc:  Redigere ansatte sine brukere uten å være systemansvarlige

•    Må vi betale for å få bistand dersom andre enn systemansvarlige tar kontakt?
Vanlig support er inkludert i avtalen dere har med oss, men vi ser at vi i sommermånedene ofte blir kontaktet om bistand til oppgaver som deres systemansvarlige normalt sett ville ivaretatt. Vi bistår dere gjerne, men i noen tilfeller er ikke dette en del av supportavtalen og det vil blir fakturert etter medgått tid og gjeldene timesatser. 

•    Jeg jobber i fagsystemet CosDoc. Hvordan ivaretar vi e-meldinger i ferien?
Vi har laget veileder for å sette opp CosDoc slik at det er mulig å lese meldinger på overordnet nivå i organisasjonen uten å være systemansvarlig. Les mer på lenken under.

Oppsett av E-meldingsansvarlig på 0 som ikke er systemansvarlig
Her finner du også informasjon om E-meldinger og hvordan de varsles

3.    Har dere nyttige tips til kundene som de kan ta med seg inn i sommermånedene?
•    Gjør nødvendige avklaringer med ressurspersoner og sikre nødvendig opplæring for forventet behov de skal dekke.
•    Meld navn og kontaktinformasjon til oss dersom de skal ha tilgang til kundesakssystemet for innmelding av saker.

Utover dette er det lett tilgjengelig informasjon på våre kundesider. Her finner dere bruker- og systemdokumentasjon, samt veiledere og ofte stilte spørsmål.