Ahus har byttet «sentralnervesystem»
Moderne og brukervennlig
– Journalsystemet vårt er lite synlig for pasientene, men er en kritisk del av sykehusets drift. Det fungerer som sykehusets «sentralnervesystem», og uten et velfungerende system stopper sykehusdriften opp. DIPS Arena er både moderne og brukervennlig, og lar ansatte raskt sortere og finne nødvendig informasjon i pasientjournalene, forteller Prydz.
Ahus har totalt 12 000 ansatte og rundt 9 000 av disse er brukere av DIPS Arena. Prydz forteller hvordan de gjennom hele 2024 har jobbet hardt og målrettet med å forberede overgangen til nytt journalsystem for samtlige brukere.
– Det er gjennomført en omfattende gjennomgang og testing av systemet, og de 9 000 ansatte som bruker systemet daglig, har alle fått brukertilpasset opplæring. Dette arbeidet er i hovedsak utført av kliniske ressurser, som sykepleiere, helsesekretærer, leger og lokale systemforvaltere fra Ahus, som kjenner foretakets behov godt. Dette gode samarbeidet med klinikkene har vært helt avgjørende for å sikre en trygg og effektiv implementering, sier Prydz.
Håkon Prydz har vært prosjektleder for innføringen av DIPS Arena ved Ahus. Han ser fram til at Ahus får utnyttet de nye mulighetene som systemet allerede inneholder, og gleder seg til nye teknologiske gjennombrudd som kan legges til. (Foto: Ahus)
Gir bedre informasjon
Klinikere ved Ahus har allerede trukket frem flere fordeler ved det nye systemet:
– Å skulle finne fram i noen av journalene er som å forsøke å drikke fra en brannhydrant, det er altfor mye informasjon. Men med Arena kan vi enkelt og raskt sammenfatte akkurat det vi trenger, sier Tor Pedersen som er overlege i anestesi, og som har vært instruktør i innføringsprosjektet.
– Brukergrensesnittet i DIPS Arena er mye bedre enn i DIPS Classic, og det forenkler arbeidsoppgavene våre i klinikken, mener Sofie Skjong Knutsen, som er sykepleier i Akuttmottaket ved siden av sin rolle som instruktør i DIPS Arena.
God kollegastøtte
I ukene etter innføringen den 1. desember, var det en overgangsperiode hvor superbrukere og instruktører hadde satt av tid til å støtte sine kolleger. De gikk rundt i sykehuset som ambulante Arena-team, og hjalp de som trengte det. Digitale oppstartstøtteverktøy bidro også til å sikre en god overgang. Teams har blitt brukt som kommunikasjonsplattform, og over 900 superbrukere og prosjektressurser var tilgjengelig her for å besvare brukernes spørsmål. Også Altoportalen, som er det digitale oppslagsverket for DIPS Arena i Helse Sør-Øst, har hatt god trafikk.
– Selv om DIPS Arena er et brukervennlig og intuitivt system, har vi naturligvis vært forberedt på at en endring av denne størrelsen ville kunne by på noen utfordringer den første perioden etter overgangen. Men alt i alt har overgangen til DIPS Arena gått rolig og kontrollert for seg her på Ahus, forteller Prydz.
Han forteller at driften og pasientbehandlingen har gått som normalt gjennom i hele innføringsperioden.
– Fra prosjektet så vi ingen grunn til å anbefale lavere drift i forbindelse med innføringen. Vi anmodet heller klinikkene om å ta inn litt ekstra bemanning i form av superbrukere de første dagene, forteller prosjektlederen.
Her er noen av de som deltok i ambulerende Arena-team da det gamle pasientjournalsystemet ble byttet ut. Noen i gjengen er fra DIPS AS, mens hoveddelen er klinikere og øvrige prosjektmedlemmer fra innføringsprosjektet ved Ahus. (Foto: Ahus)
Enklere å dele
For enkelte av de 330 enhetene som bruker DIPS Arena, så har det nye journalsystemet medført litt endring av arbeidsflyten, som det naturlig nok tar litt tid å komme inn i. Likevel melder prosjektlederen at det kan virke som om energien og engasjementet fra innføringsprosjektet har «smittet av» på resten av Ahus.
– Vi har vært heldige og har kunnet bygge videre på mye av det andre sykehus har gjort under sine innføringer av Arena. I tillegg så har det regionale prosjektet i Helse Sør-Øst ivaretatt oss på en god måte, melder Prydz.
Han påpeker hvordan det nye journalsystemet kan bidra til et bedre samarbeid og en bedre samhandling mellom de ulike helseforetakene i spesialisthelsetjenesten. Viktig helseinformasjon kan nå deles i samme system mellom helseforetakene i Helse Sør-Øst. Akkurat nå er Universitetssykehuset i Oslo, Sykehuset Telemark og Betanien, sykehusene i Vestre Viken, Sykehuset i Vestfold og Sørlandet sykehus oppe på DIPS Arena, i tillegg til Ahus.
– Dette er spesielt viktig dersom pasienter for eksempel må flyttes mellom ulike sykehus. Dette løftet i informasjonsdeling styrker kvaliteten på behandlingen og effektiviteten på tvers av regionen, sier prosjektlederen.
En teknologisk grunnmur
Ved Ahus er de også tydelige på at de nå har installert en solid teknologisk plattform for videre utvikling.
– Implementeringen av DIPS Arena representerer ikke bare et nytt journalsystem for Ahus, men både vi og andre helseforetak i regionen vil nå ha grunnlag for å kunne anskaffe og benytte nye verktøy, som for eksempel Arena Mobil, og nye teknologiske gjennombrudd som for eksempel kunstig intelligens og språkmodeller. Disse kan på sikt integreres i journalsystemet for å gi enda bedre støtte i pasientbehandlingen, sier Håkon Prydz.