Ny vedtaksmodul gir oversikt på et øyeblikk

Tett og godt samarbeid

Gjennom hele pilotperioden er vedtaksmodulen blitt oppdatert med ny versjon både en og to ganger i uka. Dette er en endring i utviklingsmetode som Kristin Kulø Skomsøy, rådgiver i stab ved Avdeling for døgnbehandling på psykisk helse-klinikken på Lovisenberg, setter stor pris på.

– Noe av det vi har fått oppleve i denne piloteringsperioden har fortont seg som ren magi! Siden vedtaksmodulen er en frittstående Arena-modul, kan den oppdateres kontinuerlig og uavhengig av resten av DIPS Arena. Vi har dermed fått levert oppdateringer så lite som 48 timer etter at feil eller endringsbehov ble meldt inn, forteller Skomsøy.


Kristin Kulø Skomsøy har vært klinisk ressurs fra Lovisenberg Diakonale Sykehus under piloteringen av ny vedtaksmodul for tvangsbehandling.


Mens hun intervjues, vinker hun blidt til DIPS-teamet som er på vei videre inn i kontorlandskapet. Teamet er her for å snakke nærmere med en av helsesekretærene som har et innspill.

– Sånn har det vært hele tiden. Teamet fra DIPS har ikke bare svart på telefon og mail, men gjennom arbeidsdagen har de besøkt ulike brukerne av vedtaksmodulen for å enklere få et overblikk og en forståelse for hvordan ulike roller bruker modulen, forklarer Skomsøy.

Forbedres fortløpende

Team Vedtak fra DIPS vært installert på to kontorer i femte etasje av Lovisenbergs psykiatriske klinikk helt siden testingen startet. Gjennom piloten har minimum en designer og en utvikler vært på plass her hver dag. I de første ukene var de til stede nesten døgnet rundt. 

– Dere ble «tvangsinnlagt»?

– He-he-he, så absolutt ikke! Vi er tvert imot veldig glad for å få være her, ler Guri Tømmervåg som er produktleder for den nye vedtaksmodulen i DIPS. Selv om det er alvorlig tema de jobber med, og kanskje også nettopp derfor, så sitter latteren løst. Therese Wiik Jahnsen, som er lead UX- og tjenestedesigner i DIPS, forteller at teamet er overveldet over hvor godt integrert de er blitt ved sykehuset, til tross for at de ankom med en helt ny testmetode og en ny kultur for oppdatering.


Her er deler av Team Vedtak i DIPS som gjennom testing og pilotering har hatt Lovisenberg Diakonale Sykehus som arbeidssted. Fra venstre: Alexander Jakobsen Hansen, Guri Tømmervåg og Therese Wiik Jahnsen.

– Vi kan ikke få fullrost nok alt det som Lovisenberg har bidratt med i denne prosessen. Vi har vært helt avhengige av å få testet modulen i faktisk bruk med reelle data og i vanlig klinikkhverdag. Slik har vi avdekket og luket vekk en rekke «barnesykdommer», sier designeren, mens systemutvikler Alexander Jakobsen Hansen tar på seg å utdype kulturendringen:  

– Det å skulle levere fra oss noe som vi vet kanskje inneholder feil, strider jo mot alt det vi har jobbet for i DIPS. Tidligere hadde vi kun mulighet til å levere endringer eller rette feil når hoved- eller serviceversjoner av DIPS Arena gikk ut: Det vil si noen få ganger i året. Som frittstående og webbasert, så kan vedtaksmodulen oppdateres hver eneste dag om nødvendig. Slik representerer dette en stor kulturendring, ikke bare for oss, men også for kundene. Endringen ser vi allerede gir store gevinster. La meg ta overføringsvedtak som eksempel: Her har vi fått innspill og levert oppdateringer slik at vi på to måneder har fått en løsning det ville tatt oss minst tre år å utvikle på «gammelmåten», forklarer han.

Mange aha-opplevelser

– I enkelte tilfeller har det faktisk også vært viktig for oss å sende ut ting som vi vet ikke er optimale, for å få innspill og tilbakemeldinger som kan gjøre løsningen bedre, utdyper Tømmervåg, mens Jahnsen vil skyte inn enda en ting til:

– Det er så gøy å få jobbe så tett på brukerne, og vi har fått en rekke aha-opplevelser undervegs. Enkelte av våre antakelser om hva som trengs er blitt gruset fullstendig. Andre ganger er det vi som har kunnet foreslå løsninger som kan forenkle prosesser, men som da til gjengjeld krever at brukeren må endre litt på sin arbeidsmetode.

Kristin Kulø Skomsøy fra Lovisenberg oppsummerer en meget positiv prosess, og røper at hun ble overrasket over hvor god respons hun fikk da hun skulle rekruttere ansatte til å teste den nye modulen. 

– Jeg forventet faktisk ikke den utstrakte velviljen som modulen ble møtt med, med tanke på hvor hektisk hverdagen er. Alle som har oppgaver knyttet til tvangsvedtak på Lovisenberg, totalt rundt 900 ansatte, har deltatt i piloten. Og jeg må si at det hele har gått overraskende bra. Vi ga ingen opplæring i forkant, men hadde en felles demonstrasjon av modulen i auditoriet før vi gikk i gang.
 
Skomsøy har i rollen som klinisk ressurs, koordinert prosjektet innad i sykehuset.

Aldri skreddersøm om tvang

Til sammenlikning kom den gamle vedtaksmodulen med 14 store «bruksanvisninger». Den nye versjonen leveres kun med én skriftlig veileder.

– Hva er deres beste råd til andre sykehus som skal innføre den nye vedtaksmodulen?

– Ikke ta altfor lett på det. Selv om det meste er intuitivt, er det et helt nytt brukergrensesnitt. I tillegg må nok mange endre litt på hvordan de jobber, siden modulen er laget for å fungere godt for alle i spesialisthelsetjenesten som jobber med tvang, sier produktleder Tømmervåg i DIPS, og suppleres av systemutvikleren:

– Vedtaksmodulen vil aldri kunne bestå av skreddersøm tilpasset arbeidsflyten i hvert enkelt sykehus, og vårt mål denne gangen måtte bli «one size fits all». Mye av årsaken til at vi er så strenge på dette fra teknisk side, er at kompleksiteten i programvaren øker med økt skreddersøm. Det blir mindre feil, vi kan levere raskere og det gir bedre verdi for flere når vi gjør det på denne måten, forklarer Hansen, og viser blant annet til Norsk Pasientregister (NPR), som har slitt med å få inn sammenliknbare rapporter når det gjelder tvangsbruk i Norge. Slike ting vil bli enklere med den nye modulen. Gjennom innsiktsprosessen har DIPS hatt dialog med en rekke myndigheter, register og institutter som har en rolle når det gjelder tvangsbruk.

Vil bidra til Endringsrådet

Hver gang noen, for eksempel klinikere ved Lovisenberg, foreslår å endre noe i den nye vedtaksmodulen, så må DIPS ta hensyn til at endringen skal fungere godt for alle de andre kundene også. Her er det Endringsrådet, som er opprettet på tvers av de tre helseregionene som bruker DIPS, som får siste ord og som skal ta stilling til hva som skal inn og hva som skal avvises.

– Vi på Lovisenberg sitter ikke i dette endringsrådet, og er selvsagt urolig for at mye blir endret på når resten av landet tar det som kjennes som «babyen vår» i bruk. Derfor håper vi på å bli tatt med på råd i forkant av endringer, og få muligheten til å begrunne våre forslag. Vi er i alle fall svært åpne for å bidra inn til endringsrådet og i andre sykehus med våre erfaringer, sier Kristin Kulø Skomsøy.