Pandemien som katalysator for endring
Da korona-pandemien sendte hele Norge inn i krise, leverte DIPS nye produkter til sykehusene i løpet av ett til to døgn. Her er historien om hvordan det var ‒ og er ‒ mulig.
Produktdirektør Tore Dundas sitter på hjemmekontor. Det har han stort sett gjort siden pandemien stengte Norge i mars, og kommer til å fortsette med det til vi nærmer oss september. Det er i alle fall det DIPS har åpnet for: At de ansatte kan velge selv om de vil jobbe hjemmefra eller komme inn på kontoret. Dundas varierer dette litt fra dag til dag. Hjemmekontor har vist seg å fungere svært godt for mange medarbeidere innen IT. I en fersk medarbeiderundersøkelse får DIPS gode tilbakemeldinger på bruken av hjemmekontor.
Men det er ikke denne endringen Dundas vil fortelle om. Det er den enorme endringsviljen som oppsto mer eller mindre over natten ‒ og overalt ‒ i det den norske regjeringen innførte de strengeste restriksjonene på sin befolkning noensinne.
12. mars: Kastet det de hadde i hendene
‒ Det ble veldig tydelig både for oss som leverandør og de vi har kontakt med på sykehusene, både i de lokale og de regionale helseforetakene og i selskapene som håndterer driftssiden, at vi sto overfor en svært alvorlig situasjon. Vi så alle at måten sykehusene tidligere hadde fått og tatt imot programvare på, ikke ville fungere slik situasjonen nå var, innleder Dundas.
I en normal hverdag for DIPS og deres kunder, så pågår det mange samtidige utviklingsprosjekt til enhver tid. Disse koordineres gjennom et større apparat, som langtidsplanlegger og leverer produkter ut til kunde etter et definert veikart. Som en hovedregel tar det relativt lang ledetid fra et produkt bestilles, til det er tatt i bruk ute hos kunden.
‒ I en krisesituasjon må du legge vekk alle vanlige prosesser, og så lage en helt ny som fungerer umiddelbart, forklarer produktdirektøren.
Han forteller hvordan de ansatte i DIPS umiddelbart innså at de måtte kaste det de hadde i hendene, og trå til for å raskest mulig få på plass nye verktøy som helsepersonell ville trenge under pandemien.
‒ Sett i ettertid vil jeg si at denne prosessen ble en vekker, både for de som bestiller produkter i helseforetakene, og for oss som leverer dem, sier Dundas. Han håper og tror metodikken fra det som skjedde i første fase da korona-pandemien traff Norge, vil kunne fortsette også når «normalen» en gang kommer tilbake.
Bilde av produktdirektør Tore Dundas i DIPS
«I en krisesituasjon må du legge vekk alle vanlige prosesser, og så lage en helt ny som fungerer umiddelbart»
Tore Dundas
Produktdirektør i DIPS
Registrere og rapportere
I starten av pandemien trengte helsetjenesten produkter som bidro til smittesporing, men behovene skulle endre seg hele tiden.
Etter hvert trengte helsevesenet hjelp til å se mønster i sykdomsutviklingen, om det var noe felles å hente ut av informasjonen rundt de ble rammet, symptomer, stadier osv. Underveis ble det også viktig å kunne spore hvilke pasienter som hadde vært i kontakt med helsepersonell som testet positivt for Covid-19. Svært mye dreide seg om produkter som kunne registrere og rapportere vesentlig informasjon knyttet til smittetilfellene.
Dundas opplyser at det er samlet inn ufattelig store mengder data i løpet av den første perioden med Covid-19.smitte. Siden alle disse løsningene registrerer informasjonen som strukturerte data, kan informasjonen enkelt rapporteres inn ‒ og hentes ut igjen ‒ for eksempel av et nasjonalt pandemiregister.
‒ Vi ønsker i alle fall å få dette inn i et register for forskning og annen type kvalitetsarbeid etter hvert, sier produktdirektøren.
Raskt ut ‒ raskt inn
Utviklerne i DIPS har siden mars klart å levere nye produkter svært raskt, og må samtidig ha i bakhodet at alt de lager skal være enkelt å ta imot. Helst skal det være mulig å sette i produksjon ute hos kunden i løpet av timer.
Utgangspunktet til DIPS for å kunne levere på alt dette var så absolutt til stede. Uten at dette har vært vektlagt så langt, så har DIPS utviklet DIPS Arena nettopp med formål om å kunne svare ut nye behov svært raskt. Selskapet har investert mye i å få på plass en plattform hvor det er enkelt å konfigurere opp nye verktøy for brukerne.
Så er fortsatt situasjonen den at kun få elementer av DIPS Arena er i drift rundt om i helseforetakene. Diakonhjemmet sykehus er de eneste som så langt har flyttet helt inn i fremtidens pasientjournal.
‒ For å kunne bruke Arena-applikasjoner var det ikke forutsetning at hele DIPS Arena var i bruk, men at infrastrukturen til Arena var installert. Dette var tilfelle hos for eksempel Helse Nord og ved Oslo Universitetssykehus. Mange andre måtte få de nye verktøyene levert gjennom en slags «Arena light»-versjon, som kunne brukes av kunder som fortsatt har DIPS Classic, forklarer Dundas.
Tette bånd til partnerne
Absolutt alt og alle som kunne bidra, ble involvert. Dundas forteller hvordan DIPS tok tak i FastTrak, et produkt som er utviklet ved DIPS-kontoret i Bergen, og leverte «light»-versjoner via denne. I tillegg opprettet de det han kaller «høy båndbredde» til underleverandører som Imatis og Checkware. Dette medførte at enda flere kunder, også i kommunesektoren, fikk tilgang på løsningene som ble utviklet.
‒ Vi satt jo alle på hjemmekontor. Videomøter ble svært effektive, samtidig som vi kom veldig tett på hverandre og fikk til et samarbeid med stor fremdrift. Selv om vi på enkelte områder er konkurrenter, ble vi umiddelbart partnere i denne situasjonen. I det hele tatt synes jeg det er utrolig hvordan den norske industrien klarte å levere raskt på konkrete norske behov i denne tiden, sier Dundas.
Produktene fra denne perioden blir ofte referert til som Covid 19-applikasjonen. Dundas mener det er litt upresist, all den tid det ikke er levert en konkret applikasjon, men mange ulike produkter som i hovedsak bidrar til to ting: Høste informasjon og gi oversikt. I tillegg fikk etterspørselen etter mobile applikasjoner seg en ny vår – bokstavelig talt.
Flere mobile løsninger
DIPS jobber for å utvikle nye produkter som fjerner berøringspunkt for ansatte og dermed begrenser smitte. For eksempel en app hvor sykepleierne kan registrere NEWS-score direkte på en mobil, slik at resultatet hele tiden er tilgjengelig i pasientjournalen, og kan fase ut NEWS-skjemaet i papir på vaktrommet.
En pasientapp med innsjekk-løsninger kom også under utvikling. Å registrere oppmøte i de store DIPS-kioskene hvor pasientene må trykke på samme skjerm, var plutselig ikke så hensiktsmessig hva angår smittevern.
Ideene og behovene startet gjerne som et konkret behov hos en spesifikk kunde, ble utviklet tett med DIPS. Resultatet ble som regel nyttig for mange kunder og kan enkelt tas i bruk.
‒ Så har vi selvsagt også laget en god del ting som ikke kom i drift eller verktøy for behov som ble utdatert underveis. Sånt må man regne med, sier Dundas.
«En stor fordel var selvsagt at vi kjente hverandre så godt fra før, på alle sider av bordet.»
Tore Dundas, produktdirektør i DIPS
Produktdirektøren kan ikke underslå at spesielt de første ukene var rimelig svette for alle involverte. Absolutt alle døgnets timer ble tatt i bruk. Satt under et håndterlig press er det ganske interessant å se hvordan vi mennesker plutselig fungerer både effektivt og kreativt sammen.
‒ En stor fordel var selvsagt at vi kjente hverandre så godt fra før, på alle sider av bordet. Mye dreier seg om menneskelig kontakt og samarbeidsevne, spesielt når du blir utfordret på noe helt nytt.
Så sier Dundas det også er et poeng at alt det som skulle utvikles var innenfor det rammeverket som er testet og kvalitetssikret fra før av.
‒ Vi skulle ikke utvikle noe som krevde ekstra sikkerhetsløsninger. Vi kunne konsentrere oss om den nye funksjonaliteten og fikk jobbe svært tett på sluttbrukerne som hadde det umiddelbare behovet.
Tett på sluttbruker
Noe av årsaken til det høye tempoet og at produktene traff så godt, var nettopp at DIPS fikk være mye tettere på sluttbrukerne med det konkrete behovet, enn normalt. I vanlige prosesser finnes det gjerne flere mellomledd. Disse ble fjernet nå.
‒ Det må være lov å stille spørsmålet: Hvorfor har dere ikke utviklet på denne måten før?
‒ Classic har satt begrensninger. Nå har vi Arena som er en modulær applikasjon og lar oss utvikle på en helt ny måte. Så har pandemien lært både oss og kundene at det går an å levere med slike metoder, og denne læringen må kunne dras inn i alle typen sammenhenger. Vi i DIPS har jobbet systematisk mot å kunne gjøre dette i mange år.
‒ Kan vi si at helseregionene som bruker DIPS er kommet så langt nå med konsolidering og felles standarder, at det nå er mulig for DIPS å ta opp tidligere tradisjoner: utvikle løsninger for spesifikke behov sammen med sluttbrukere ute hos kundene, men i motsetning til «gamle dager» i dag enkelt gjøre disse tilgjengelig for resten av landet?
‒ Det korte svaret er ja. Mye av det som kalles den «tunge IT-en» er på plass rundt i de ulike helseregionene. Det gjør at det nå er mulig å utvikle lette applikasjoner «på toppen» av systemet, relativt raskt og enkelt.
Han trekker pusten og stryker hånda over bikkja som ligger trofast ved hjemmekontorstolen.
‒ Det lange svaret er at samtidig som vi leverer agilt, så må vi også utvikle på den klassiske måten. Det vil alltid finnes store prosjekter som må tas over lang tid. Men det vil være veldig synd om vi etter dette bare går tilbake til den gamle leveransemetodikken. Vi må ta lærdom – både vi og bestillerne ‒ om at det går an å ha et tettere utvikling mot de daglige behovene der ute.
Dundas får støtte fra DIPS sin salgs- og markedsdirektør Christian Falkenberg-Jensen:
‒ DIPS sine kunder ser absolutt et behov for å øke endringstakten gjennom hyppigere lanseringer og oppgraderinger. Økte krav til sykehusene og økte krav til teknologien, samt endrede behov og forventninger hos ansatte og pasienter, understøtter dette. Det er gode prosesser i gang hos våre kunder for å kunne etterstrebe dette, men dette er en gjensidig modningsprosess som vil ta tid. Pandemien har nok akselerert dette, noe vi merker på både antall og type henvendelser, men ikke minst også på en betydelig redusert ledetid på beslutninger.
Han opplyser at DIPS jobber med nye modeller for å kunne oppnå en enda tettere samhandling med kundene.
‒ Vår kompetanse og erfaring, samt våre gode og tette kunderelasjoner, gir oss et godt utgangspunkt for å kunne oppnå dette, mener markedsdirektøren.