Sparer en time hver dag ved å bruke egne maler

Overlege som jobber med DIPS Arena

Ved hjelp av DIPS Arena har overlege Jan Fossheim ved Stavanger universitetssykehus (SUS) halvert den tiden han bruker på å gå gjennom henvisninger som kommer inn til avdelingen. I snitt mener han å spare en time på denne jobben hver dag, ved hjelp av strukturerte vurderingsmaler og færre klikk.

Publisert: 07.02.23 Tekst: Oddny J. Johnsen Foto: Krysspress

– Der jeg tidligere måtte fylle ut min vurdering i et og et skjema, har jeg nå laget meg vurderingsmal i DIPS Arena for de ulike svarene jeg kan gi. Dermed har jeg halvert tidsbruken per vurdering, sier Jan Fossheim fornøyd. Han kjenner DIPS Arena ekstra godt, fordi han som superbruker på programvaren har fått mer opplæring enn det vanlige halvdagskurset som ble gitt legene. Men akkurat det å opprette ulike maler var med i undervisningen som ble gitt alle.

Jan Fossheim-1
Foto: Jan Fossheim er overlege ved Øre-Nese-Hals-avdelingen på Stavanger universitetssykehus, og superbruker i DIPS Arena.

20 ulike maler

Fossheim jobber ved Øre-Nese-Hals-avdelingen, og her fungerer det slik at vakthavende lege går gjennom innkommende henvisninger hver dag. 

– På det meste har vi hatt 70 henvisninger på en dag, men normalt vurderer vakthavende lege rundt 50 slike daglig. Før kunne jeg bruke rundt tre minutter på hver henvisning, kun fordi det tok tid å fylle ut alle feltene i DIPS. Nå tar samme prosess cirka halvannet minutt fordi jeg trenger færre klikk. Jeg har laget meg cirka 20 ulike vurderingsmaler. Når jeg velger rett mal for vurderingen jeg gir, er det veldig lite som jeg manuelt må fylle ut, forklarer Fossheim.

Lite frustrasjon

Tre måneder etter innføringen ‒ som var den 28. november 2022 ‒ begynte de fleste ansatte ved SUS å få DIPS Arena i fingrene. 

– Alt har fungert bra siden dag én. Det er ingen som klager, og forbausende få spørsmål. Mitt førsteinntrykk var at DIPS Arena er svært intuitivt. Det er lett å finne ut av de funksjonene en trenger for daglig bruk, sier Fossheim.

Carsten-Wilhelm Tammen, som er prosjektleder for DIPS Arena-innføringen i Stavanger, bekrefter at ting har fungert bra. Han forteller at de i oppstartsfasen svarte ut spørsmål og problemstillinger ved å drive oppsøkende virksomhet blant sluttbrukerne. For eksempel fikk både sengeposter og poliklinikker faste besøksrunder av ambulerende team med ekstra Arena-kompetanse.

– Dette tok nok vekk en god del støy og frustrasjon. Etter den intensive oppstartsfasen har vi vært tilgjengelig på oppkall, forklarer Tammen. 

 

Tammen og Svarttjernet
Foto: Carsten-Wilhelm Tammen er prosjektleder for DIPS Arena-innføringen ved Stavanger universitetssykehus (SUS). Her i samtale med DIPS sin konsulentdirektør Kari Svarttjernet.

 

Endringsønsker

Fossheim var en del av støtteteamet som gikk rundt i sykehuset for å hjelpe de som eventuelt sto fast eller hadde spørsmål. Tilbake i normal arbeidshverdag har overlegen foreløpig ikke så mye på ønskelista hva angår endringer.

– Vi er bedt om å vente til etter oppgradering til neste versjon for å se hvor mye av dette som allerede er løst. Et annet pluss han ser i DIPS Arena er når han har pasienter med et komplisert behandlingsløp, og skal bestille flere forskjellige prøver samtidig.  – For eksempel er det ikke sjelden at jeg for en kreftpasient ønsker fire ulike røntgenmodaliteter. Tidligere måtte vi beskrive problemstillingen for hver eneste prøve vi ville ta. Nå kan vi rekvirere prøver på akkurat samme problemstilling flere ganger, forklarer Fossheim.


Alt i alt mener overlegen at DIPS Arena har medført en enklere hverdag. 
– Jeg vil anslå at rundt 80 prosent av de epostene vi har fått inn, påpeker ting som vil bli løst med oppgradering til 22-versjonen av Arena, forteller Arena-leder Tammen ved SUS. 

Snorklipp1
Foto: Etter snorklippingen i Stavanger i november i fjor har det meste gått etter planen. Snorklippingen ble foretatt av sykehusdirektør Helle Schøyen. DIPS-direktør Kolbjørn Haarr (t.h) og prosjektleder for Arena-innføringen ved SUS, Carsten-Wilhelm Tammen (t.v) holdt snora.

  

Vil jobbe smartere

Iveren etter å jobbe smartere, preger hele sykehuset. Mange av tilbakemeldingene inn til prosjektet kommer fra de som trenger hjelp til å forenkle arbeidsprosesser ved hjelp av Arena. Ut fra erfaringer gjort i Bergen eller andre steder, fikk flere SUS-enheter anledning til å forberede seg ekstra på slikt. 


– Noen prosesser er det nødvendig å «strippe» helt ned, for så å analysere og strukturere dem på nytt helt fra «skratsj». Andre prosesser kan ha forsvunnet helt ut, på grunn av for eksempel bedre listevisninger. Jeg vil si avdelinger opplever alt fra ingen endring til store endringer og tilpasninger. Ikke alle er like fornøyde, men de som har tatt seg tid til å se på sine prosesser på forhånd, har en fordel, mener Tammen. 


Ressurser fra prosjektet deltar der de kan, og holdt nylig en workshop sammen med ansatte i psykiatrien vedrørende bruk av vedtaksmodulen.
– Det er viktig å få felles regler for bruk på plass, før man venner seg til enkelt-løsninger som ikke fungerer optimalt, sier Tammen.
 

_RSB7694
Foto: DIPS Arena har betydd tidsbesparelse for leger ved SUS. Tilbakemeldingen er at de sparer minst en time hver dag på å bruke vurderingsmaler når de vurderer henvisninger.

Fakta om innføringen i Helse Vest:

  • Helse Vest har tatt i bruk DIPS Arena i hele regionen, ca. 20.000 brukere.
  • Mellom 16. november 2020 og 25. januar 2021 fikk i alt 4000 sluttbrukere i psykisk helsevern og rus i Helse Vest tilgang til ny elektronisk pasientjournal.
  • Helse Bergen var det første foretaket i Helse Vest som ga den somatiske delen av sykehuset tilgang til DIPS Arena. Cirka 10.000 brukere fikk tilgang 7. mars 2022. Helse Førde koblet seg på 2.mai 2022.
  • Helse Fonna og HSR (Haugesund Revmatismesykehuset ) fikk ny elektronisk pasientjournal 23. mai i år.
  • Siste oppstart av DIPS Arena i Helse Vest var 28. november for Helse Stavanger. Dette var også det eneste foretaket som tok i bruk Arena for somatikk og psykisk helsevern og rus samtidig.

 

Fakta om DIPS Arena: 

  • DIPS Arena er en norskutviklet elektronisk pasientjournal, bygget på en Open EHR-plattform, som gjør at alle som utvikler teknologi for helsetjenesten kan integrere den med data fra Arena, ved hjelp av internasjonale kodestandarder.
  • DIPS har brukt flere år og rundt 1,5 mrd kroner på å utvikle den moderne EPJ-plattformen. Gjennom e-helsekonsernet Kernel satses det nå videre på DIPS Arena, men også på en ny løsning for kommunesektoren gjennom selskapet Aidn, som vil revolusjonere måten å tenke pasientjournal på. Ikke minst vil den legge til rette for at hele helsetjenesten, pluss pasient og pårørende, kan samhandle for å behandle og forebygge sykdom.  
Henrik Sundt Moengang-1-1
haarrMoenmobil
Tammen og Svarttjernet
Carsten og Helle

Meld deg på vårt nyhetsbrev for mer informasjon