– Jeg gleder meg! Den løsningen vi har nå er for kronglete og dårlig, innleder Trude Instebø Hansen, som er assisterende avdelingssykepleier ved senteret. Nyheten heter «Digitale Pasientskjema via Helsenorge». Helse Vest er først i landet med å innføre løsningen, som er utviklet i et tett samarbeid mellom Helse Vest, DIPS og Helsenorge. Den medfører at informasjon som pasienter fyller ut på Helsenorge, sendes direkte inn i pasientjournalen DIPS Arena som strukturerte data.

Trude Instebø Hansen ved Osteoporosesenteret på Haukeland universitetssjukehus, gleder seg til å få informasjon fra pasientens «Egenerklæring før bentetthetsmåling» direkte inn i DIPS Arena. Når informasjonen kommer inn som en pasientskjemaoppgave, vil den legge seg strukturert i pasientjournalen, slik at den kan gjenbrukes. 

Varsel og påminnelse

Det ene av de to første skjemaene som nå er tilgjengelig som skjemaoppgave heter «Egenerklæring før bentetthetsmåling». Det er hyppig i bruk ved Osteoporosesenteret, som ligger i Gamle Hovedbygg på Haukeland universitetssjukehus. Hit kommer det rundt 135 pasienter til undersøkelse og behandling hver uke. 
Senteret startet med første generasjon digitale pasientskjema for et par år siden. Ut fra erkjennelsen om at informasjonen fra pasient blir bedre og mer presis når vedkommende får fylle ut skjemaet i fred og ro hjemme hos seg selv, gjerne med assistanse fra pårørende. 

Gamle Hovedbygg på Haukeland universitetssjukehus.

– Det gamle skjemaet har Helse Bergen sendt ut som en lenke i det digitale innkallingsbrevet på Helsenorge. Ved å klikke på lenken, ble pasienten sendt videre til skjemautfylling. Pasientens egenerklæring ble deretter til en pdf-fil, og endte opp som et vedlegg til pasientjournalen, forklarer Instebø Hansen. 

Forskjellen nå er at skjemaet blir sendt ut som en skjemaoppgave på Helsenorge, med eget varsel til pasienten. Dermed får pasienten også påminnelse om at oppgaven «fyll ut skjema» må løses før fristen som er satt. Når skjemasvaret deretter lagres i journal som strukturerte data, og ikke som pdf-fil, gir dette helt nye muligheter for videre bruk av skjemasvarene i oppfølgingen av pasienten.

«Stjal» halve tiden

Det første digitale skjemaet fikk svarprosenten for egenerklæringer til å øke betydelig ved Osteoporosesenteret, men likevel var det bare rundt 50 prosent av pasientene som fylte ut og sendte inn skjemaet i den gamle løsningen. 

– Vi har i utgangspunktet satt av 20 minutter til hvert pasientmøte. Om pasienten ikke hadde sett linken i innkallingsbrevet på Helsenorge, glemt å fylle ut, eller gjort feil mens de fylte ut, så brukte vi fort 10 minutter av tiden sammen med pasient for å få tak i eller korrigere informasjonen som vi egentlig skulle hatt før pasientmøtet startet, forteller Instebø Hansen. 

– Det var også kronglete å rette opp feil i det gamle skjemaet. Om pasienten for eksempel husket feil årstall for en operasjon, måtte vi ut av DIPS Arena og tilbake inn i DIPS Classic for å rette opp, og vi kunne ikke rette i pdf-en, men måtte legge til rettelsene som et nytt journaldokument, forklarer hun. Skulle det nå være behov for korrigeringer, kan behandler åpne pasientskjemaet i DIPS Arena, rette feilen og trykke «lagre», uten at det genereres nye dokumenter.

Økt kvalitet 

Sykepleieren håper at digitale skjemaoppgaver kan hjelpe Osteoporosesenteret til å øke kvaliteten både på pasientmøtene og -kommunikasjonen. Helse Vest forventer at de fleste vil fylle ut og sende inn pasientskjemaet, når de får direkte varsel og påminnelse om oppgaven. 

– Pasientene våre er som hovedregel svært pliktoppfyllende, og er en god ressurs for oss med alt de kan gi av oppdatert informasjon før de kommer inn til time. Selv om mange av våre pasienter er eldre, er de fleste flinke til å navigere på nett. Og de som ikke er det, er flinke til å få hjelp av andre. Hvis denne digitale pasientskjemaoppgaven nå fungerer som det skal, så har hele revmatologisk avdeling en rekke andre skjema som vi gjerne skulle sendt ut som oppgaver. Jo mer informasjon vi har på plass før pasienten møter i poliklinikken, jo bedre vurderinger kan vi gjøre på forhånd, og jo mer tid har vi til selve undersøkelsen, sier Instebø Hansen.

Forenkler og effektiviserer

Avdelingene som ikke bruker digitale skjema, printer, pakker og sender fortsatt ut skjema for egenerklæringer på papir. Eventuelt får pasienten et ark i neven til utfylling mens de sitter på venterommet. Deretter må som regel noen tyde håndskrift og punche inn informasjonen på data, eventuelt scanne inn papirskjemaet og legge det som pdf-vedlegg i journalen.

– Helse Bergen har valgt å begynne med digitale pasientskjemaoppgaver ved sju enheter, og vi starter med de som allerede har erfaring fra forrige generasjon av digitale pasientskjema, forteller spesialrådgiver Anne Kristin Paulsen ved EPJ-forvaltningen ved Haukeland universitetssjukehus. 
Det andre skjemaet som er blitt til en skjemaoppgave, er «Egenerklæring før anestesi, operasjon og inngrep».

Assisterende avdelingssykepleier Trude Instebø Hansen anslår at egenerklæringsskjema levert som digital pasientskjemaoppgave, kan gi behandler opptil ti minutter mer tid til undersøkelse og oppfølgingssamtale med pasient. Her er hun sammen med Anne Kristin Paulsen fra EPJ-forvaltningen i Helse Bergen.

– Etter at vi har brukt disse skjemaoppgavene en tid, vil vi evaluere resultatene for å videre prioritere de skjema som egner seg best i denne løsningen. Vi innfører «Digitale pasientskjemaoppgaver» blant annet for å effektivisere arbeidet på poliklinikkene. Dette håper vi kan bidra til å ta inn de riktige pasientene til rett tid, men også utsette eller kansellere de som akkurat nå ikke har behov for et møte, sier Paulsen. 

En milepæl i Vest

– Helse Vest kan selv oppskalere bruken av digitale skjemaoppgaver. Hvor enkelt vi får dette til, avhenger imidlertid av den kapasiteten vi har i EPJ-forvaltningen til å bygge nye skjema, forteller Lene Rykkje, som er regional prosjektleder for «Digitale skjema og brev» i Helse Vest IKT. Sammen med løsningsarkitekt Heidi Stenberg, forklarer hun hvordan Helse Vest IKT har gjort grunnarbeidet og laget sålen for det som med tiden kan bli en nasjonal motorvei for digital pasientkommunikasjon. 

– Vi har en forventning om at denne digitaliseringen kan frigjøre tid. Det vil si at avdelingene som før brukte tid på å skrive ut, scanne, punche data eller lete etter informasjon, nå kan bruke denne tiden på andre oppgaver. I tillegg vil informasjonen som pasienten sender inn bidra til bedre vurderinger i
oppfølging av pasienten, for eksempel hvilken type time det er behov for å sette opp (telefon, video eller fysisk oppmøte), eventuelt om det i hele tatt er behov for time. Vi vet at avdelingene har mer enn nok de skal rekke over, sier Rykkje. 

Løsningsarkitekt Heidi Stenberg og regional prosjektleder Lene Rykkje i Helse Vest IKT er stolte over at Helse Vest denne høsten får to viktige egenerklæringer fra pasient sendt ut som «Digital pasientskjemaoppgave», med eget varsel og påminnelse. 

Etter hvert vil flere oppgaver enn utfylling av skjema kunne sendes ut som «Digitale pasientoppgaver», og bidra til en tettere kontakt med pasienten. Mulighetene er mange.
– Vi ønsker også en videreutvikling av løsningen, og vi har mye spennende på gang, sier Heidi Stenberg. 

Helse Vest leder an 

Helse Vest leder an nasjonalt i de tre «DIPS-regionene» når det gjelder det å digitalisere kommunikasjonen med pasientene. Helse Nord og Helse Sør-Øst jobber med samme målsetting, og godt samarbeid på regionalt nivå er viktig.

– Jeg håper inderlig at de andre plukker opp potensialet i denne løsningen. Vi har laget en grunnmur som Helse Nord og Helse Sør-Øst kan benytte, og som kan videreutvikles med nye funksjoner og moduler. Hvis alle nå bygger videre på den samme veien, fremfor å lage egne småveier som ikke henger sammen, kommer vi raskere fram mot bedre og mer sammenhengende løsninger, visualiserer Stenberg.

Avdelinger ved Førde sentralsjukehus, Haukeland universitetssjukehus, Haugesund sjukehus og Stavanger universitetssjukehus, og ved de private og ideelle sykehusene Haraldsplass og Betanien er først ut med «Digitale pasientskjemaoppgaver» i Helse Vest. For å kunne få en «Digital pasientskjemaoppgave» må pasienten ha logget seg inn og tatt i bruk Helsenorge. De som ikke er det, kan fortsatt få både pasientbrev og pasientskjemaoppgave som papir i posten.