En arbeidshverdag i pluss

Linn i bilen med CosDoc+ på mobilen

Linn Kopperud er hjemmesykepleier i Nannestad kommune. Hun er veldig godt fornøyd med mobilappen CosDoc+ som gir henne mulighet til å lese og dokumentere i journalen mens hun er ute hos tjenestemottakerne. Som regel foretar hun dokumentasjon mens hun sitter i bilen, før hun kjører til neste oppdrag.

Publisert: 18.08.22 Tekst og foto: Oddny J. Johnsen

I løpet av arbeidsdagen tar hjemmesykepleier Linn Kopperud stadig fram appen CosDoc+ på jobbtelefonen. Her har hun tilgang til fullstendig journal og legemiddelliste på alle sine tjenestemottakere. Og best av alt: Hun kan dokumentere i appen underveis.

‒ Jeg synes det er artig og ikke minst lettvint at vi kan ha med oss det vi trenger på telefonen, sier Linn Kopperud. Hun er hjemmesykepleier, og har vært ansatt ved hjemmetjenesten i Nannestad kommune i tre år. Hver arbeidsdag starter hun inne på basen ved Nannestad sykehjem, og her laster hun ned dagens arbeidsliste til sin jobbtelefon. Når hun har gjort det, er hun ikke lenger avhengig av nettverk. Hun kan dermed lese og dokumentere i journalen selv om hun er i områder med dårlig mobildekning. Lokalt på telefonen har hun uansett tilgang til alle sine tjenestemottakere den dagen. Det hun dokumenterer underveis lagres lokalt, og lastes automatisk inn i journalsystemet når hun har mobildekning igjen.


Tilbake på basen når alle tjenestemottakerne har fått besøk, dokumenterer hun fyldigere ved behov eller sjekker ut ting som hun ennå ikke har tilgang på i appen. I løpet av 2022 vil det komme enda mer funksjonalitet inn i CosDoc+. Noe av dette er ting hjemmesykepleierne selv har etterspurt ut fra sin erfaring med appen ute i felt: For eksempel svar på prøver og undersøkelser, og e-meldinger fra fastlegene.


Linn bil 3
Linn Kopperud er hjemmesykepleier og bruker mye av dagen i bil på vei mellom ulike tjenestemottakere i Nannestad.


Fra fiasko til suksess

‒ Vi kan vel kalle dette for en suksesshistorie som startet med fiasko, begynner Svein Sikle som er prosjektleder i DGI (Digitale Gardermoen). DGI er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Nannestad, Hurdal, Eidsvoll, Gjerdrum og Nes. DGI sin oppgave er å anskaffe, innføre og forvalte digitale tjenester i de fem kommunene. Det interkommunale samarbeidet har pågått siden 2005, og i DGI jobber det i dag 31 ansatte.

Sammen med digitaliseringsrådgiver Vibeke Glorvigen i Team Helse, kan Sikle redegjøre for hele hjemmesykepleiens ferd fra da de startet med de første PDA-ene (Personlig Digital Assistent), via nettbrett og til dagens smarttelefoner med appen CosDoc+.

‒ Løsningen med mobil pasientjournal via Windows-nettbrett som DGI tok i bruk i 2018, fungerte overhodet ikke. Mest av alt på grunn av nettbrettene, som var trege og var dårlig egnet. Et typisk eksempel på noe som så ut som en god idé i teorien, men som ikke fungerte i praksis. Vi gikk faktisk tilbake til papir en periode mens vi ventet på ny løsning. Når vi så skulle rulle ut den nye CosDoc+ appen via smarttelefon, valgte å vi være veldig lydhøre for de ansattes tilbakemeldinger. De hadde god grunn til å være skeptisk til det som ble levert, forklarer Sikle.

Svein Sikle og Vibeke Glorvigen er henholdsvis prosjektleder og digitaliseringsrådgiver i Digitale Gardermoen (DGI). CosDoc er helt bevisst valgt som bærebjelke i den digitale hverdagen innen helse og omsorg i de fem romerikskommunene som utgjør det interkommunale samarbeidet.

Svein og Vigdis 2

Kamp om ressursene


Høsten 2021 ble dermed CosDoc+ innført som en test i hver av de fem kommunene i DGI. Superbrukere ved de ulike hjemmetjenestene fikk en time med innføring i programmet, og deretter fikk hvert tjenestested utlevert fem telefoner med den nye appen ‒ og beskjed om å la hele kollegiet teste den i 14 dager.

‒ Etter få dager fikk vi i DGI tilbakemelding om at de ansatte nærmest slåss ved hver vakt om å sikre seg en slik telefon. Allerede fra første vakt så de hvor godt CosDoc+ på smarttelefon fungerte, og hvor mye de kunne løse mens de var i bilen eller hos tjenestebrukeren. Derfra og ut handlet det bare om å få på plass nok telefoner fortest mulig, forteller prosjektleder Svein Sikle.

‒ Nannestad var den første kommunen som startet med CosDoc+ i DGI, og på den første vakta med tilgang til appen fikk en sykepleier en telefon fra en lege på A-hus (Akershus Universitetssykehus) som trengte legemiddelinformasjon om en tjenestemottaker. Sykepleieren kunne da bare hente opp pasientjournalen mens legen var i telefonen, og gi oppdatert informasjon, supplerer Glorvigen. Alternativet har tidligere vært å finne denne informasjon i Cosdoc inne på basen, for så å ringe legen opp i ettertid.

Etter prøveperioden kjørte DIPS Front et kurs over Teams for alle ansatte som da hadde fått hver sin jobbtelefon med CosDoc+. Derfra og ut var skepsisen borte, fortsetter hun. DGI har valgt Samsung-telefoner med CosDoc+, og hver ansatt kjører for tiden rundt med to jobbtelefoner. En hvor de har tilgang til CosDoc+, og så har de med seg responssenteret på en annen telefon. Det vil si at det er hjemmesykepleierne som mottar utløste trygghetsalarmer.

‒ Vi har organisert det slik istedenfor å ha folk sittende på et kontor kun til å ta imot og besvare alarmer. Når alarmen går ser de i hvilket område alarmen er løst ut, og så kan fortrinnsvis de som er nærmest svare på den, forklarer Sikle. I tillegg har hjemmesykepleierne også med sin private telefon. ‒ Vi har fleipet med at vi burde utstyre hjemmesykepleierne med et «snekkerbelte» slik at de fikk plass til alle telefonene. Målet vårt nå er å få samlet disse to appene inn på én telefon. Det vil si at responssenter og pasientjournal leveres i to ulike apper på samme telefon, forklarer Sikle.

Mest mulig oppdatert

Hjemmesykepleier Linn Kopperud opplever at tjenestemottakerne synes at det er fint at hun hele tiden kan gi dem oppdaterte opplysninger.

‒ Hvis brukeren for eksempel spør oss om medisiner, har vi oversikt over hele legemiddel-lista via CosDoc+, sier Kopperud. Hun kan også gjøre nødsøk i appen etter kritisk informasjon på tjenestemottaker som hun ikke har på arbeidslista, og på personer som ennå ikke mottar hjemmetjenester i kommunen. Dette brukes når hun tar over brukere hun ikke har inne på lista fra før, eller når det oppstår akutte hendelser.
Kopperud sier også at appen er enkel å navigere seg rundt i, og at hun opplever den som enkel og intuitiv å forstå.

Underveis i vakta kan hun sjekke egen arbeidsliste, og markere oppdrag som utført. Hun kan også se hvor langt andre er kommet på lista si, og ringe kollegaer for å tilby hjelp eller be om hjelp ved behov. ‒ Hvis det oppstår ting i løpet av arbeidsdagen, at for eksempel et oppdrag tar lengre tid enn planlagt, kan vi be om at andre overtar dine tjenestemottakere. Vi kan da overføre informasjon via appen, men knappene med kommandoer sitter litt tett.

Linn bil 4

Vi har erfart at det er fort gjort å trykke «Overta hele vakta» kontra «Overta markert oppdrag». Som regel er det sistnevnte, et enkeltoppdrag, vi ønsker å overta. Hvis du da sveiper feil og lander tommelen på «Overta hele vakta», så forsvinner hele arbeidslista fra den kollegaen du skal hjelpe. Da blir det en del krøll. Så der har du et endringsønske om mer avstand mellom de to valgene, smiler Kopperud, og demonstrerer designet.

Godt samarbeid

‒ DGI er herlig frampå når det gjelder endringsønsker og videreutvikling av CosDoc+, sier Trine Helen Solberg som er produkteier for CosDoc+ i DIPS Front. ‒ For oss er det en enorm fordel at kunder slår seg sammen, slik DGI er et eksempel på. Dermed har de ofte større mulighet til å bidra aktivt med pilotering og testing.

DGI er med sin organisering veldig kjapt på ballen. Samtidig har de dedikert enkeltressurser som følger oss og kommunene tydelig opp ved utprøving. Så er det en fordel for oss å få jobbe med folkene i DGI fordi de er flinke til å fortelle oss hva som lugger, samtidig som de er interessert i å utnytte all tilgjengelig funksjonalitet. Når vi nå får på plass mer funksjonalitet i appen, tror jeg DGI vil oppleve at de får et stort løft totalt med CosDoc+, mener Solberg.

Prosjektleder Svein Sikle i DGI understreker at CosDoc helt bevisst er valgt som bærebjelke i den digitale hverdagen innen helse og omsorg i de fem romerikskommunene. ‒ Vi har vært steinhard på at alt skal lagres i CosDoc, slik at alt lagres i journalen, uansett hvor og hvilket system informasjonen kommer fra. Om det er Smartvakt, Folkeregister, sykepleierprosedyrer, PLO-meldinger eller hva som helst. Alt skal integreres med CosDoc som er vårt hovedsystem, sier Sikle. Nå handler det meste om optimalisering og forbedring av CosDoc+.

Svein Sikle
Prosjektleder Svein Sikle er svært fornøyd med de gode tilbakemeldingene på CosDoc+ på mobil.

‒ Hjemmetjenesten skal alltid ha ekstra telefoner tilgjengelig inne på basen hvis en knuses eller svikter. I tillegg ønsker vi å forenkle registreringer slik at CosDoc også kan bli et effektivt ledelses- og styringssystem. At for eksempel ATA (ansikt-til-ansikt-tid) registreres ved å scanne strekkoder når du ankommer og forlater brukeren. Slik kan kommunene få en enda bedre oversikt over den faktiske tiden som brukeren får sammen med sin hjelper, og hvor mye av tiden som går vekk i for eksempel bilkjøring, sier Sikle.

Mange fordeler med samarbeid

Generelt har kommunene i DGI hatt mye igjen for å samarbeide digitalt.
‒ Det er veldig fordelaktig at vi har felles systemer hos alle. For eksempel oppgraderes CosDoc hos de fem kommunene på to dager. Det er mye mer effektivt enn om vi skulle oppgradere en og en. Hver kommune har en egen systemansvarlig som forvalter den daglige bruken av CosDoc. I Systemforum samarbeider systemansvarlige fra kommunene for samkjøring av prosesser, bruk og forbedringsønsker, forklarer Glorvigen.

DGI koordinerer kontakten med leverandør og systemforumene i en felles forvaltning av alle applikasjonene. Denne forvaltningen benevner de som Styringsmodellen.

‒ Det er viktig at vi har gode kanaler som de vi har nevnt her, for å forvalte applikasjonene optimalt for kommunene i DGI samarbeidet. Dette for å prioritere det som er viktig for en effektiv hverdag for ansatte i kommunene, poengterer Glorvigen.
 
Les mer om DGI

Meld deg på vårt nyhetsbrev for mer informasjon