Første helseregion på ny pasientjournal

Det hittil største samarbeidsprosjektet i Helse Nord har landet, og helseregionen har fått en felles, ny pasientjournal. Lege Ingelin Mamen fra Universitetssykehuset Nord-Norge HF har erfaring med systembytte fra Sundhedsplatformen i Danmark fra tidligere, og er positivt overrasket over hvor enkelt dette gikk.

Ingelin-Mamen-dmag

Foto: Barnelege Ingelin Mamen er blant de som har lært seg det nye pasientjournalsystemet ekstra godt, for å kunne hjelpe kollegaer når de står fast.

Fra og med 7. november 2021 har samtlige sykehus lengst nord logget inn det moderne og norskutviklede EPJ-systemet DIPS Arena. Da var det Universitetssykehuset Nord-Norge sin tur.

‒ Jeg må si jeg er positivt overrasket over hvor rolig folk er og hvor bra dette går, sir LIS-lege Ingelin Mamen ett døgn etter oppstart. Hun er superbruker ved Barne- og Ungdomsavdelingen ved UNN Tromsø, og vandrer mellom sengepost og poliklinikk for å hjelpe kollegaer som trenger veiledning.

‒ De fleste henvendelsene dreier seg rundt problemstillinger i pasientlisten som er spesielle for oss på barneavdelingen. Vi har for eksempel innlagte pasienter hos oss som er til behandling i andre avdelinger, pluss at våre pasienter ofte skal registreres med flere ledsagere. Slike spesifikke ting var det ikke så lett å øve på i kursmodulen, forklarer hun.

Barnelegen mener DIPS Arena er mye enklere å lære seg enn det forrige systemet, DIPS Classic, og at forutsetningene for å klare seg bra er mer til stede i Arena.

‒ Her er veldig gode brukerveiledere og hurtigguider hvis du står fast. Jeg håper de bidrar til at vi klarer å utnytte dette journalsystemet enda bedre enn det forrige.

Som superbruker har Mamen gjennomgått mer kurs og opplæring enn sine kollegaer, nettopp for å kunne hjelpe hvis noen står fast. Hun tok på seg denne rollen litt ad hoc to uker før oppstart, fordi en annen kollega ble forhindret.

Hun påpeker at de aller fleste av de litt yngre legene har vært vant til å navigere på skjermer i ulike størrelser i helt siden de var barn, og at de kanskje finner det ekstra intuitivt å jobbe i DIPS Arena. Hun er også fornøyd med å kunne tilpasse skjermbildet i DIPS Arena akkurat slik hun ønsker det, med de funksjonene hun har bruk for.

‒ Ærlig talt var jeg skeptisk. Jeg har dårlig erfaring fra systembytte tidligere. Legeutdannelsen tok jeg i København, og var der mens de byttet til Sundhetsplattformen. Det gikk ikke gikk spesielt bra, og dataproblemene fikk lange etterspill. Systemet som ble innført var utviklet i USA, og hadde for eksempel mye fokus på jus. Jeg er veldig fornøyd med at DIPS Arena er laget i Norge og fungerer logisk i den hverdagen vi jobber i, mener hun.

Enklere system enn før

På motsatt side av Tromsøya, ved Psykisk helse og rusklinikken på Åsgård, er de i ferd med å samle det brede teamet av oppstartstøtte for et statusmøte. Det signaliseres det med tommel opp, både fra de som går rundt «på huset» og de som støtter avdelingene fra Storslett i nord til Håkvik i sør over Teams og telefon.

‒ Vi er UNNs største klinikk, med 1000 ansatte. Så langt har oppstarten i ny journal gått veldig bra. De vi har møtt til nå klarer seg fint, sier psykiater og overlege Kent Jensen. Han har vært med på å utvikle den nye vedtaksmodulen i DIPS Arena, og har gitt opplæring til de som skal gjøre tvangsvedtak. Ved UNN betyr dette klinisk personell med ansvarsvakter, som for eksempel sykepleiere og vernepleiere, i tillegg til behandlere.

‒ I sum er dette systemet enklere enn det vi hadde før, hvilket medfører at jeg som lege får til å registrere ting som kontorpersonellet tidligere måtte ta seg av, sier Jensen.

Flere ved UNN Åsgård har hatt tilgang til enkeltmodulen «Pakkeforløp» i DIPS Arena fra før, og har sett fram til å kunne få komme inn i resten av den moderne pasientjournalen.

Heidi-Johansen_-5

Foto: Heidi Johansen

Heidi Johansen har ledet Helse Nord over på morgendagens pasientjournalsystem, og har hatt noen hektiske år med forberedelser og innføring over hele Nord-Norge.

Lettet og glad

Prosjektlederen for Arena-innføringen ved UNN, Eli Larsen, er et eneste stort smil.

‒ Hva føler du nå?

‒ Lettelse! Det har vært et enormt press med dette prosjektet siden lenge før sommerferien, svarer hun.

‒ Alt i alt går dette veldig bra. Det som har vært av utfordringer etter oppstart er håndterbare.

Heidi Johansen har vært hovedprosjektleder for Arena-innføringen i Helse Nord. 14. mars var Helgelandssykehuset HF først ut. De var også først med å innføre ny journal for hele helseforetaket, og samtidig fjerne tilgangen til DIPS Classic. Andre steder i landet har psykisk helse og rus gått opp på ny journal før de somatiske avdelingene.

I mai fulgte hele Nordlandssykehuset, i oktober Finnmarkssykehuset, og nå i november var det altså alle avdelinger tilknyttet Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) sin tur. Ved siden av å være mer komplekst, har UNN flere DIPS-brukere enn de øvrige tre helseforetakene til sammen. Derfor var det knyttet ekstra spenning til UNN, selv om erfaringene fra resten av Helse Nord har vært tilnærmet unisont positive.

Innføringen fikk også en ekstra dimensjon med pandemien, som mot alle odds toppet seg i Tromsø, og gjorde innføringen ved UNN ekstra krevende.

Heidi Johansen skryter av samarbeidet med helseforetakene gjennom hele prosjektperioden, fra ledelsen til operative oppgaver som utvikling av kursmateriell, brukermanualer og hurtigguider som er tilgjengelig online.

‒ Vi får generelt god respons på brukerstøtten, og all veiledning som bare er et tastetrykk unna, sier Johansen.

Administrerende direktør Anita Schumacher ved Universitetssykehuset Nord-Norge, er svært fornøyd med den teknologiske milepælen som er gjennomført ved helseforetaket.

Imponert

UNN sin administrerende direktør, Anita Schumacher er imponert over både innføringsprosjektet og de ansatte som nå har tatt DIPS Arena i bruk.

‒ Jeg er veldig fornøyd med at vi nå har tatt steget fra et utdatert journalsystem og er over i fremtidens verktøy. Vi har fått til dette takket være mange medarbeidere og samarbeidspartnere som har gjort en kjempegod jobb med å planlegge, forberede og gjennomføre overgangen. Både jeg og UNN-styret er imponert. Dette systemet gir oss bedre informasjonsoverføring og forsterket pasientsikkerhet, sier Schumacher.

Innføringen av ny pasientjournal i Helse Nord betyr at endringer og forbedringer i systemet framover skal ta kortere tid enn tidligere, og at hele regionen kan starte med å ta i bruk mobile verktøy for de arbeidsprosessene hvor dette passer best.

– Helse Nord og sykehusene i regionen har nå på plass en journalplattform som tillater hurtige forbedringer, og som gir muligheter for ulike fagområder til å tilpasse løsninger ut fra egne behov med for eksempel strukturerte skjemaer. Dette kan nå gjøres uten at det etableres større regionale prosjekter. Denne nye fleksibiliteten setter også krav til drifts- og forvaltningsorganisasjonen for kliniske systemer, som i større grad enn tidligere må være tett på systembruken for å fange opp nye behov og veilede i et stort og komplekst system, sier Hilde Rolandsen, leder av programstyret for FRESK (fremtidens systemer i klinikken) i Helse Nord.

– At mange daglige brukere av systemet har vært involvert i planleggingen og deltatt som instruktører under opplæring av personell gjør at sykehusene nå står bedre rustet til å benytte relevante muligheter som systemet gir. Samtlige involverte fra sykehusene, de lokale prosjektorganisasjonene og regionalt prosjekt kan være stolte av å ha bidratt til at det hittil største samarbeidsprosjektet i regionen kan gå inn for landing, sier fagdirektør i Helse Nord, Geir Tollåli.