Klare til å prøve ut "Pasientens rekvisisjoner"

Må bruke pasientens mobil

Med digitale innkallingsbrev, så foregår informasjonsflyten i dag slik:

Pasientene må huske at de har fått beskjed om å ta prøver hos fastlegen en gitt tid før timen på sykehuset. Så må de logge seg inn på Helsenorge.no via mobilen mens de er hos prøvetakeren på legekontoret. De kan lese opp det som står der, men ender som regel opp med å gi fra seg telefonen med innkallingsbrevet til prøvetakeren, slik at denne kan lete etter hva slags prøver som skal tas. 

Ofte klarer ikke prøvetaker å finne tilstrekkelig informasjon via pasientens helsenorge-innlogging. De forsøker da å ringe rekvirent, eller tar som siste alternativ de prøvene som de normalt vet må tas i forbindelse med de diagnosene som pasienten har. 

– Disse folkene strekker seg utrolig langt for å løse problemet. På legekontorene oppgir helsesekretærene at de i snitt hver bruker mellom 3,2 og 3,6 timer i uka på å lete etter informasjon om hva slags prøver som sykehuset har rekvirert. 

Ny prøvetaking og ny time

Følgende problemer kan deretter oppstå på sykehusenes poliklinikker:

1. Pasient har ikke husket å ta nye prøver. Spesialisten har ingen oppdaterte resultater om sykdommens utvikling. 
2. Pasient har husket å ta prøver, men de er ikke korrekte og må tas på nytt.

I begge tilfellene gjennomføres timen hos spesialist likevel, men har liten verdi i og med at prøvesvar ikke er tilgjengelig. Pasientene må derfor ta nye prøver før de forlater sykehuset.

Når resultatet foreligger må spesialist informere pasienten i etterkant, eventuelt sette opp en ny time på grunn av funn gjort i prøvene.
Det som kunne tatt én spesialisttime, tar dermed fort både to og tre. 

Kostbare konsekvenser

Kragh er opprinnelig bioingeniør, men har jobbet med elektronisk rekvirering siden 2012.

Hun leverte nå i mai en masteroppgave i helseinformatikk. Her har hun analysert utfordringene med dagens prøvetakingslogistikk, og sett på mulige gevinster av PAREK: Når kommunikasjonen mellom rekvirent, pasient, prøvetaker og analyselab er digital og tilgjengelig for alle parter.

Majbrit Kragh er prosjektleder for PAREK i Helse Nord IKT.

– Kun for yrkesgruppen helsesekretærer, som tar prøvene på legekontoret, så brukes det i Helse Nord – det minste regionale helseforetaket – anslagsvis 35 millioner kroner hvert år på letevirksomhet, siden rekvisisjoner ikke deles. Hvor mye dette koster for sykehusene har jeg ikke sett på, men der er jo timeprisen på tiden som «kastes vekk» enda høyere.

Hun har heller ikke tatt med reisekostnader og reisevei for pasienten, som også kan være betydelige.

Kragh tar frem på PC-en sin en sløyfe som viser hvor omstendelig prøvetakingsprosessen blir uten en elektronisk samhandlingsløsning. Totalt har hun identifisert 23 ulike punkt i dagens arbeidsflyt.

– Hit skal vi når løsningen er innført, sier hun og skifter skjermbilde.

– Denne prosessen har kun tre stasjoner. Prøven rekvireres, prøven tas, og prøven sendes til analyse.

I dag legger det seg også duplikater i systemet, fordi helsesekretærene ofte må opprette ny rekvisisjon lokalt, for å få oversikt over hvilke glass som skal tas og skrevet ut etiketter til å merke prøven. Svaret går da ikke til rekvirent, men til pasientens fastlege som må dele informasjonen med rekvirent. I tillegg blir det liggende en rekke tilsynelatende ikke utførte rekvisisjoner i systemet.

Effektivt prosjekt

Majbrit Kragh kan heller ikke unngå å påpeke hvor kostnadseffektiv PAREK-utviklingen er, siden den løses nedenfra og opp i tjenesten som sitter tett på problemet. 

– Ikke for å kritisere de nasjonale prosjektene, men siden dette initiativet kommer «nedenfra», så er det lite og oversiktlig. Norsk Helsenett, DIPS, Helse Nord, Helse Vest og Helse Sør-Øst samarbeider om løsningen, og vi har bare brukt et år på å få et resultat klart til utprøving. 

Både Helse Nord og Helse Vest starter sin pilot for å teste PAREK mellom sykehus og legekontor nå i juni, og planen er at det er klart til bruk i løpet av kommende høst. Helse Sør-Øst deltar også i prosjektet, og har bestemt seg for å «skru på» løsningen i 2027. 

Regional prosjektleder Tone Bjerregård i Helse Vest har følgende forventninger til den første utprøvingen:

– Vi håper å få et godt grunnlag for å kunne endre og tilrettelegge løsningen på best måte for legekontor og poliklinikker, slik at den kan tas i bruk av flere aktører. Men vi ser nå at problemene med å rekruttere legekontor er noe utfordrende, da tjenestene må bestilles hos Norsk Helsenett og løsningen de har for å få gjort oppgaven er komplisert. Dermed vegrer legekontorene seg for å delta. Vi håper at den nye løsningen som kommer i løpet av juni vil hjelpe på for å få flere til å signere og delta. 

Tone Bjerregård er prosjektleder for PAREK i Helse Vest. (Foto: Privat)

Hun forteller også om en annen utfordring som de har: Legekontor som skal delta i pilotering må ha et EPJ-system i fullsky løsning, noe mange ikke har.

– Vi jobber nå med å se på muligheten for å kunne få flere EPJ-system som ikke er i fullsky med i pilot for å få et større grunnlag for å evaluere piloten. Dermed må vi nok utvide pilotperioden en del for å få tilstrekkelig grunnlag for å konkludere med at tjenesten er god nok for videre utvikling og utrulling til flere aktører, sier Bjerregård.

Unngå ekstra klikk

For DIPS sin del er det to ting som har vært avgjørende for å utvikle løsningen. Det ene er samarbeidet med Norsk Helsenett som har måttet opprette et «Rekvisisjonshotell» hvor rekvisisjonene kan legges inn og hentes ut. Den andre delen av prosjektet dreier seg om brukervennlighet.

– Vår utfordring i DIPS er ikke hovedsakelig på den tekniske siden, kommunikasjonen med ulike API-er forholdsvis enkelt. For oss handler det mest om hvordan PAREK kan inngå naturlig i den øvrige arbeidsflaten hos kliniker. Vi kan ikke kun ta hensyn til den enkeltoppgaven vi er satt til å løse, men må sikre oss det vi gjør ikke fører til annen tidheft. Vi må integrere funksjonaliteten, slik at det blir færrest mulig ekstra klikk eller oppgaver å ta stilling til. Målet er å forkorte tidsbruken for alle, også for rekvirenten, poengterer Ole Martin Ryen Sand, produktområdeleder for medisinske tjenester i DIPS.   

Ole Martin Ryen Sand er produktområdeleder for medisinske tjenester i DIPS. 

Øker pasientsikkerheten

For pasientens del vil pasientsikkerheten øke når de som trenger det får tilgang til rekvisisjonen. 

– Mange klinikere har uttalt at denne løsningen åpner for at de kan planlegge for pasienter med kronisk sykdom flere år fram i tid. Rekvisisjonene kan sendes inn samlet, for så å aktiveres på riktig dato. Pasienten får varsel på mobilen når prøvene må tas, og purres om de ikke tar prøvene, forklarer Kragh. 

Hun redegjør for hvordan laboratorierekvirering er komplisert, blant annet på grunn av mange ulike systemer og virksomheter. Utviklingsprosessen med DIPS er derfor inndelt i scenarier: 

• Scenario 1 dekker det som bestilles på sykehuset i forbindelse med en poliklinikktime og som oftest må tas på legekontoret. Dette scenariet dekker cirka 70 prosent av behovet for deling, og det er denne PAREK-løsningen som nå er ute i pilot. 

• Scenario 2 dekker de tilfellene hvor pasienter sendes til sykehus for prøvetaking. Når disse to scenariene er på plass, er dekningsgraden for deling på mer enn 90 prosent, og løser stort sett alle behovene for deling regionalt. 

– Neste scenario er å få en løsning som fungerer nasjonalt slik at vi kan dele rekvisisjoner på tvers av regionene, sier Kragh.

– Vi må jobbe stegvis, slik at det er mulig å eliminere manuelle prosesser fortløpende og forbedre den digitale løsningen undervegs i utviklingsløpet, sier Ryen Sand.

For legekontorene ligger PAREK i DIPS Interactor Sky, som oppdateres fortløpende med ny funksjonalitet. 

Om alt går etter planen har DIPS håp om at Scenario 1 er klar til bruk i løpet av høsten, og at Scenario 2 kan rulles ut neste år.