Askjer er lege i spesialisering i Rus og avhengighetsmedisin, og jobber for tiden på akuttpsykiatrisk avdeling ved SiV. Konverteringen til pasientjournalsystemet DIPS Arena begynte 24. mai, med en helg i planlagt nedetid for å komme over på ny database og samtidig få DIPS Arena på plass.
Askjer er en av klinikerne som har satt seg ekstra godt inn i det nye pasientjournalsystemet, gjennom et to-ukers instruktørkurs i DIPS Arena. Instruktørene har så gitt opplæring til de som er blitt superbrukere i Arena ved ulike avdelinger i SiV. Askjer deltok også i et av de mange ambulante hjelpeteamene, som var tilgjengelig de to første ukene etter Arena-oppstarten.
Mer intuitivt i bruk
– Mitt førsteinntrykk er at Arena ser mye bedre ut enn DIPS Classic. Det er mer intuitivt å bruke, pluss at her er noen enkeltfunksjoner som jeg opplevde som store forbedringer. For min egen del så er jeg mest begeistret for søkefunksjonen som gjør det mye mer effektivt å innhente den informasjonen man trenger fra journalen. Særlig når man er på vakt, og trenger opplysninger raskt, forklarer han.
– Vedtaksmodulen tok det mer tid å jobbe inn, og den jobbes det fortsatt litt med. Dette er ikke den mest brukervennlige delen av Arena. Her er det mange klikk og noe oppleves som dobbeltføring. Jeg kunne nok ønske meg noe som hang mer sammen, og ga mer flyt, sier han. DIPS er allerede i gang med å gjøre vesentlige endringer i vedtaksmodulen.
John Fredrik Askjer er LIS3 i Rus og avhengighetsmedisin og jobber på akuttpsykiatrisk
avdeling ved Sykehuset i Vestfold. Han er en av de som ble instruktører i DIPS Arena
da sykehuset tok det nye journalsystemet i bruk. (Foto: Sykehuset i Vestfold).
Mindre støy enn ventet
Askjer trekker fram at det har vært en positivitet gjennom hele Arena-prosessen, og at det har vært god stemning og godt fellesskap blant alle instruktørene og prosjektgruppa.
– Jeg og kollega Hans Erling Henriksen var et godt team, og det var gøy å holde kurs. Vi brukte også noe av kurstiden på å snakke med superbrukerne om selve overgangen: Hva som var planlagt og hvordan vi kunne samarbeide. Min erfaring, som jeg tror jeg deler med resten av gruppa her, er at overgangen har gått bra, og bedre enn fryktet for de som var nervøse.
Han forteller at de i forkant av oppstarten gjorde et arbeid for å identifisere hvilke deler av klinikken som kom til å trenge ekstra drahjelp og ressurser. Kanskje nettopp derfor foregikk det hele med lavere temperatur enn det hjelpeteamene hadde forberedt seg på.
– Hjelpeverktøyene, Alto-portalen og Inline, var veldig tydelig formidlet. Men det varierer mye hvordan de ulike brukerne klarer å utnytte dem. Mange hadde prøvd å finne ut av ting selv før de ba om hjelp, forteller han.
Med seg i sitt ambulante hjelpeteam hadde Askjer og Henriksen en fra Arena-prosjektet i Sørlandet Sykehus, pluss en fra DIPS. Det de samlet ikke fant ut av, kunne de sjekke ut med andre hjelpere, hvor de fleste hadde spisset sin kompetanse på enkeltområder av Arena. I tillegg hadde de en hjelpechat gående i ulike kanaler.
Opplæring tar tid
Askjers fremste råd til de neste sykehusene som skal opp på Arena, er å ta seg god nok tid til opplæring.
– Mitt inntrykk etter å ha snakket med folk som har vært med på overganger tidligere, er at mengden med opplæring av instruktører og superbrukere har vært varierende. Prosjektet i SiV har jeg hele veien opplevd som svært godt forberedt og svært godt ledet. Det gjorde nok at folk møtte alt dette nye med litt lavere skuldre, sier John Fredrik Askjer.
Instruktøropplæringen startet opp i mars. Opplæringen skulle gjøre instruktørene forberedt til å holde kurs for superbrukere og de sluttbrukerne som ble berørt av de største endringene ved overgangen til DIPS Arena. (Foto: Sykehuset i Vestfold)
DIPS Arena kom opp som planlagt søndag 26. mai, men mandag 27. mai cirka klokken 09.00, skjedde det noe. En liten, men svært sentral detalj i infrastrukturen, førte til at mange brukerne av DIPS Arena i Helse Sør-Øst mistet sin tilgang til systemet da SiV kom på lufta.
Nedetid og nødprosedyrer
– Den første mandagen etter oppstart ble en stor nedtur da vi måtte kjøre nødprosedyrer på papir. Men bortsett fra dette, har hele overgangen gått fint, forklarer Askjer.
Han forteller at det tidlig ble åpenbart at oppstartsproblemet skyldtes en systemsvikt utenfor deres kompetanse og kontroll, og at de bare måtte vente på at feilen ble rettet opp.
– Vi videreformidlet den informasjonen vi fikk, og forsikret våre folk om at «Dette som vi opplever nå, er ikke hvordan DIPS Arena er eller skal være», forteller LIS3-legen.
Enkelt forklart, så hadde ikke driftsmiljøet i Helse Sør-Øst kapasitet til å håndtere alle brukerne da SiV kom inn i tillegg.
– Det ble nødvendig å bygge deler av miljøet på nytt for å øke kapasiteten, en stor og omfattende jobb som ble utført meget bra. Om kvelden var feilen håndtert, og alle kunne ta i bruk Arena som forventet, opplyser Gaute Sten Hansen, som er senior prosjektleder i DIPS.
Hansen er imponert over innsatsviljen til de som fikk løst problemet, av den dedikerte oppstartsstøtten i SiV, og for forståelsen og tålmodigheten til alle som ble berørt i Helse Sør-Øst.
– Det var virkelig en hederlig innsats fra alle kanter, påpeker han.
Her er en del av de som var med i ambulerende team fotografert i sine godt synlige røde t-skjorter. Ambulerende team var en sentral del av oppstartsstøtten da Sykehuset Vestfold tok i bruk DIPS Arena. (Foto: Sykehuset i Vestfold).
