Blikk for forbedring

Kari Svarttjernet_1

DIPS sin konsulentdirektør, Kari Svarttjernet (62), har brukt mesteparten av karrieren sin i og rundt helsetjenesten, på å gjøre det bedre å være pasient ‒ og ansatt.

Hennes motto er: alt er mulig, - gjør du det stort, tar det bare litt lenger tid. 

Publisert: 15.02.23 Tekst: Oddny J. Johnsen

For å oppsummere Kari Svarttjernet veldig kort, så er hun konstant på jakt etter aha-opplevelsene. De som oppstår når noe tungt, omstendelig eller kaotisk plutselig løsner og flyter enkelt og glatt. Der andre mister oversikten, elsker Kari å lete den frem. 

Kari Svarttjernet (10)

Pangstart  

‒ Første gang jeg bidro til å skape endring var faktisk i min aller første jobb, sier Kari, og har god grunn til å smile fornøyd. Året er 1980. Odvar Nordli er statsminister i Norge, og stedet er Allergologisk poliklinikk for barn på Ullevål sykehus. 

‒ Dette er på den tiden hvor alle leger kun ble titulert med etternavn. Jobben min var å betjene pasient-luken og skrive inn det legene dikterte. Pasientene ved klinikken var barn som slet med allergi og astma, forteller hun. 

Ganske umiddelbart ble den 19 år gamle, ivrige, nyansatte oppmerksom på at avtalene som sto i timeboka på poliklinikken, ofte ble avlyst. Av de samme høyt respekterte legene. For plutselig måtte de på kurs, i møter, eller de skulle ha undervisning. Helsesekretærene måtte stadig ringe pasienter for å flytte timeavtalen deres til en annen dag. 

‒ Jeg husker at jeg reagerte på dette. Jeg tenkte at dette ikke var bra for de små og syke pasientene våre med alle disse avlysningene! Og jeg hadde inntrykk av at dette skjedde veldig ofte. Men jeg visste jo ikke sikkert, så jeg begynte å skrive opp hvem disse pasientene var og når de ble flyttet.

I 1980 er vi fortsatt i skrivemaskinenes tid. Kari fikk derfor lage sin registrering og skjema på et papir. Hun fant fort ut at det ikke bare var svært mange som ble flyttet, men at de samme pasientene ofte ble flyttet flere ganger.!  

På denne tiden er det også en stund igjen til ord som forbedringsarbeid blir innarbeidet i sykehushverdagen. Så det finnes egentlig ingen fora til å ta opp slike ting med resten av staben. Kari tar derfor diskret med seg skjemaet som hun har laget til en lunsjpause, og legger sine fakta forsiktig fram for et par av legene. 

‒ De ble veldig overrasket. Ut fra denne registreringen fikk de enkelt se hvordan pasientene stadig fikk utsatt sin behandling. De begynte med det samme å diskutere tiltak for å hindre at pasientavtaler stadig ble flyttet på, og jeg husker at jeg var så fornøyd! Det var jo akkurat dette som ville gjøre en forskjell for pasientene! 

 

Seniorkonsulent Tone Klund forteller hva en DIPS-konsulent er.

Prosessorientert 

Uten at Kari kunne vite det da, ble denne enkelthendelsen ‒ det å hjelpe overarbeidede leger til å få bedre struktur på arbeidsdagen ‒ toneangivende for hennes videre karriere.  

‒ Jeg har så tro på slike prosesser: Det å forbedre samtidig som du har pasienten og helsepersonell helt framme i panna. Jeg elsker å plukke ting fra hverandre, kategorisere og sette det i system for å se om det er noe som kan forenkles. Jeg har også tro på å bryte opp i mindre prosesser for så å kunne sette gode tiltak og følge opp at det faktisk skapes en endring til det bedre. 

1E3A3502
Tone Klund i aksjon. Under DIPS-forum 2022 arrangerte konsulentavdelingen en miniworkshop rundt arbeidsprosessen medisinsk koding.

Ett felles mål 

På CV-en har hun for eksempel Skårer legekontor, mellomleder på Aker sykehus, leder for avdeling Helse i Manpower og 12 år som konsulent og leder i Deloitte helse. I Deloitte var hun prosjektleder i innføring av DIPS Classic og senere også regionale standardiseringsprosjekter. Når hun i 2020 ble hentet til DIPS var hun godt kjent med selskapet, mange av kundene og hadde jobbet med en del av DIPS-konsulentene tidligere.  

Det var en klar fordel å ha erfaring med hvordan forventningene og hverdagen i disse prosjektene er, når man skal lede konsulenttjenesten i DIPS, mener Kari. 

Prosjektene er store «organisasjoner» med mange avhengigheter som skal planlegges godt, ha gode metoder og komme raskt opp i fart. Jeg stortrivdes i disse prosjektene. Det å sette sammen team med klinikere fra helseforetakene, nøkkelpersoner fra forvaltningen og konsulenter som alle hadde felles mål, var utrolig spennende og inspirerende.

Jeg opplevde et veldig godt samarbeid og en stor tillit oss imellom. Klinikere og forvaltningen med sin kjennskap til helseforetakene og behovene de hadde, og vi med prosjekterfaring og domenekompetanse. Vi lærte av hverandre og vi utfordret hverandre, med ett mål for øyet: At sluttbrukerne skulle kunne ta i bruk ny funksjonalitet på en god måte. 

 

Kari Svarttjernet_4
Kari leder en solid stad med til sammen flere hundre års erfaring.

Prosessledelse 

I DIPS leder Kari en solid stab med til sammen flere hundre års erfaring fra både prosjektledelse, IT og ikke minst helsesektoren. Konsulentavdelingen teller totalt 55 medarbeidere. Mange har dobbeltkompetanse og erfaring fra både teknologi, ledelse og helse. De er selvsagt spesialister på eget system, DIPS Arena, og Kari nøler ikke med å erklære dem for eksperter på å se muligheter i samspillet mellom drift, arbeidsprosesser og nye systemer.  

Flere konsulenter har nå også fått kompetanse i prosessledelse, noe som gjør at vi ytterligere har styrket oss med metode og verktøy for å hjelpe kundene i prosessoptimalisering. For vi kan godt innføre mye ny funksjonalitet og nye systemer, men at det alene ikke vil oppleves som nytte eller gi gevinster. ! Vi må legge til rette for at helsepersonell kan jobbe smartere, og da må vi sammen med nettopp brukerne diskutere hva som er beste praksis og hvordan oppgavene skal fordeles med bruk av ny funksjonalitet, mener Kari.  

 

DIPS sine konsulenter har unik erfaring fra klinisk arbeid i sykehus.

Forberedelser undervurdert 

Hun er også opptatt av å formidle hvor nødvendig det er å forberede seg på å ta inn nye systemer. Noe hun bare er blitt mer og mer bevisst på etter å ha fulgt innføringen av DIPS Arena på kloss hold. 

Vi er alle laget slik at vi leter etter måter å gjøre ting på, gjerne likt det vi har gjort før. Det fører til at vi automatisk vil ta med oss arbeidsprosesser fra Classic inn i Arena, selv om Arena legger til rette for forenkling. Når kundene innfører Arena så starter de med en grunnleggende opplæring for å ta i bruk og få erfaring med ny funksjonalitet. Jeg tror det er et klokt valg; at hver enkelt får bli litt kjent i Arena først. Men alle må være oppmerksomme på at det å ta i bruk DIPS Arena medfører en vesentlig endring, og at det krever oppmerksomhet på hvordan det bør brukes for å kunne dra maksimal nytte av det. Vi ser at opplæring i tips-og-triks med fordel kan gjøres i etterkant, for eksempel lære seg sortering, filtrering og manøvrering i skjermbilder.  

Hun påpeker at de fleste brukere av et system ikke alltid vet hvorfor de bruker «den» koden, eller akkurat «det» valget i nedtrekket når de skal registrere sin informasjon.  

 

1E3A3597

 

‒ Jeg er opptatt av at sluttbruker skal få kjennskap til dette, for da er de bevisst på hvilke data som legges inn og hvilke data de gjenfinner. Her heier jeg litt ekstra på kontortjenesten, som hele tiden jobber i DIPS Arena og er sentrale i administreringen av pasientbehandlingen. For Arena sin del handler det om at når du registrerer informasjon på riktig måte «her» – så skal informasjonen dukke opp igjen «der» for neste person i kjeden, gestikulerer Kari. 

‒ Det er derfor prosessforbedring kan være vanskelig: Fordi den som gjør selve forandringen ofte ikke får se noe av effekten selv. Men så får de som bidrar senere i prosessen en enorm gevinst av at du registrerer annerledes. Enkelt forklart: Den som sitter på akuttmottaket og registrerer sine data på «gammel måte», ser ikke vedkommende på sengeposten som kanskje må bruke mye tid på å sitte å rydde opp etterpå, fordi informasjonen ikke er registrert riktig. 

Med på å ta imot DIPS Classic 

Hun er tydelig på hva som gir best effekt: Det er når flere setter seg ned og får oversikt over hele prosessen: Hva gjøres når og av hvem? Hva synes du bør gjøres annerledes? Hvem eier egentlig denne prosessen? 

‒ Du må finne samspillet mellom de som skal bruke systemet og funksjonaliteten i det, forklarer hun, og minner om at det er en tredjepart med i spillet: 

‒ Du kan få ny funksjonalitet som er så opp i dagen, men så bruker du den ikke fordi den ikke er viktig for deg, eller det tar litt tid å sette seg inn i den. Jeg tror rent generelt så kan vi utfordre hverandre oftere på å gjøre ting på en mer digital måte, eller på en annen måte.  

Med sin enorme erfaring har hun selvsagt opplevd mye av dette selv. Blant annet fra da hun jobbet som kontorleder på Aker sykehus og fikk DIPS Classic i fanget.  

‒ Det er godt å ha også den erfaringen: Det å ha kjent på hva det betyr for meg som leder, for egne ansatte og vårt arbeidssted å få et helt nytt system.  

Den gangen handlet det om å forlate en hverdag med enorme mengder papir, og så bevege seg inn i dataalderen. 

‒ Med DIPS kom muligheten for elektroniske «Gule lapper». Før dette hadde vi brukt masse fysiske gule lapper, men slike elektroniske hadde vi aldri sett før. På kontoret så vi at dette systemet med å sende elektroniske lapper kunne være kjekt, siden det ofte var så vanskelig å fysisk få tak i legene. Så vi innkalte legene til møte for å informere om at «Vi har fått sånne flotte digitale gule lapper!»  

Fra legene kom følgende kontante beskjed: «De skal vi ikke bruke!»  

Kari humrer og forteller videre: 

‒ Legene sa at de ville skrive på vanlig gul lapp – og så levere den direkte til vedkommende de visste ville gjøre jobben. «Dessuten er det så hyggelig inne hos sekretærene.» Så egentlig var det dette det handlet om! Så skal det sies at vi hadde flere fine møter med legene hvor vi ble enige om hvordan de elektroniske gule lappene skulle benyttes, og hvordan vi skulle opprettholde det gode arbeidsmiljøet. 
Kari Svarttjernet (14)

Gult kaos 

Med andre ord må vi alltid forsøke å forutse hva man «skrur» på når man innfører et nytt system.  Endring handler også om å ha respekt for hvordan man tidligere har jobbet, for kulturen og arbeidsmiljøet.  

Hun husker også med gru en litt skummel følge av de samme elektroniske gul-lappene.  

‒ Det var jo så enkelt, ikke sant? Så folk begynte å sende gule lapper helt ukritisk – inkludert ø-hjelp! Det hadde vi ikke forutsett! Og du sender ikke en beskjed om ø-hjelp på en elektronisk gul lapp til en lege som ikke er vant til å sjekke disse! Man skulle tro at en så enkel funksjonalitet som dette ikke trenger gjennomgang av arbeidsprosess. Men joda, det gjør den! Hvem skal sende, hvem skal motta og hvordan ha struktur for å ta vare på innholdet i beskjedene? 

‒ Det er noe med å stole blindt på at «systemet» fanger det å ha god flyt i jobben. Det gjør det som regel ikke. Det må man gå gjennom og snakke om. Det gir seg ikke selv.

Fru Svarttjernet har fått snakketøyet varmt nå, og det gnistrer engasjert av hele damen. 

‒ I Helse Vest og Helse Nord vet jeg de har hatt stort fokus på endringsledelse, og har på forbilledlig vis hatt lederskole slik at alle skulle være bevisste på hva DIPS Arena vil bety for deres enhet og deres ansatte. Det er supert. 

1E3A3448-1
Annette Hole Sjøborg er en av mange DIPS-konsulenter som lærer bort tips & triks for å forenkle arbeidsprosessen. Her fra workshop i prosessforbedring under DIPS-forum.

Krever mer av lederne 

Hun mener at i dag, når ny funksjonalitet kommer ut raskere, så kreves det at lederne er enda mer «på».  

‒ Vi må erkjenne at mange stafettpinner ikke overleveres like godt, samtidig som endringsledelse og innovasjon kanskje ikke står i alle lederbeskrivelser. 

I tillegg vet hun at det er ekstra krevende for helsepersonell når det kommer mye nytt veldig ofte, både medisinskfaglig og på teknologifronten. 

‒ Selv om alle har gått på kurs, har kanskje ingen tenkt på hva slags konsekvenser den nye lærdommen eller det nye systemet får for oss. For en leder er det viktig å ha gode endringsagenter med seg nedover gjennom hele systemet. Og vedkommende må være påpasselig slik at ny funksjonalitet blir tatt i bruk på riktig måte, og sette av tid slik at flere kan lære mer enn kun basisfunksjoner

 

1E3A3542
Selv etter systemer er innført er det viktig å sette av tid til å lære mer enn kun basisfunksjoner.

Mange gode eksempler 

Konsulentavdelingen har allerede være med på flere av de nevnte aha-opplevelsene som Kari jakter på. Hun er samtidig opptatt av at det som regel ikke er nødvendig å koble på verken store prosesser eller omfattende prosjekt. 

‒ Det handler ofte kun om å investere i litt tid til å sette seg ned sammen med de som utfører jobben. Få opp gråpapiret på veggen – og så tegne opp prosessen. Hvorfor gjør VI det sånn? Når vi får fokus på hva ALLE gjør, kommer det fram gullkorn av noen enkle forbedringer. Små knepp som kan gi store utslag, lover konsulentdirektøren. 

DIPS-konsulentene kan enkelt hente ut rapporter fra bruken av Arena-systemet, som viser hvor ting går omveier, eller hvor funksjonalitet ikke er tatt i bruk. Det er ikke uvanlig at folk i beste mening «hacker» seg rundt de veiene som prosessene er ment å ta vare på.  

‒ Vi konsulentene kjenner veldig godt alle de regionale helseforetakene, databasene og sykehusene. Vi kjenner organisering og driften, og vet hvordan systemet er satt opp. Vi ser i etterkant av oppstart med DIPS Arena, at vi kanskje kan skru litt på oppsettet for å få bedre flyt eller færre klikk.  Når vi er ute hos kundene og bistår med prosessoptimalisering er vi de «nøytrale» personene, som kan stille mer åpne og direkte spørsmål. Vi kan veilede i hvordan funksjonalitet kan utnyttes, og også trekke inn erfaringer fra hvordan andre helseforetak løser tilsvarende utfordringer.  

Da kan det oppstå ‒ det som Kari en gang i 1980 opplevde på Ullevål: At noen sier: «Jøss! Vi kan jo gjøre dette annerledes!»  

 

De fleste DIPS-konsulenter har lang klinisk erfaring. Med den faglige kompetansen og erfaringen fra sykehus er de god til å stille de riktige spørsmålene.

Oppgradert hjemmebane  

Det blir for fristende å spørre om denne «forbedringshjernen» hennes er i bruk overalt og hele tiden.  

Kari ler hjertelig. 

‒ Mannen min pleier å stoppe meg når han ser det tennes et prosjekt på hjemmebane. Så joda, jeg tar nok hodet mitt med meg på alle områder i livet. Og jeg har tellekanter, ja. I alle fall på MIN side av klesskapet!  

Hun ler igjen. Men røper så at hjemme-hjernen nylig er oppgradert og har fått et litt annet fokus. For samtidig med at Kari begynte å jobbe i DIPS, så snek en helt ny standard seg inn i livet hennes. I form av ei som nå er blitt to år, og ei som straks er syv måneder. Og som begge for lengst har funnet ut hvordan de, ved hjelp av relativt enkel ny funksjonalitet, kan endre hele mormors dagsorden.  

Slike små, men helt sentrale, oppgraderinger som fungerer intuitivt og helt fantastisk fra første dag. 

 

Kari Svarttjernet_1

 

Meld deg på vårt nyhetsbrev for mer informasjon