– Noe av det mest givende jeg får holde på med er å gjøre datasystem og -verktøy enklere for de som skal bruke det. Slik at de skal få mer tid til for eksempel faglig oppdatering og pasientoppfølging. I mange år har helsepersonell brukt stadig mer av sin tid på å dokumentere og rapportere sitt daglige arbeid. Vi må få på plass enda mer automatisk utfylt informasjon på tvers av systemer, og løsninger som selv kan hente ut fra journalen alt det som skal rapporteres til ulike registre, sier Heidi Johansen.

Heidi Johansen er prosjektleder for DIPS Arena i nord, i Helse Nord FRESK-programmet. (Foto: Rune Stoltz Bertinussen)

Trenger tilbakemeldinger

Sommeren 2022, kort tid etter at DIPS Arena var ferdig innført ved alle sykehusene i Helse Nord, gjennomførte helseregionen en brukerundersøkelse. Helgelandssykehuset hadde da brukt systemet i over et år, Nordlandssykehuset og Finnmarkssykehuset noe kortere. UNN, som var sist ut i Helse Nord med ny EPJ, hadde brukt DIPS Arena i nærmere syv måneder da undersøkelsen ble sendt ut.

– Det er så verdifullt å få tilbakemeldinger på DIPS Arena direkte fra de som bruker systemet når vi jobber med forbedring og videreutvikling. Vi forsøker å la helsepersonell få fortelle hva de sliter med, og hva de er fornøyde med. Begge deler er innspill som er viktige for det videre arbeidet, sier Johansen.

Respondentene har rangert funksjonalitet i det nye pasientjournalsystemet, DIPS Arena, opp mot DIPS Classic som de hadde før. De fem områdene som fikk best score i Helse Nords første undersøkelse var «Kritisk informasjon», «Tvangsprotokoll», «Dokumentliste», «Medisinsk koding» og «Pasientopplysninger». Brukerne som har svart, jobber med i alt 16 ulike områder i pasientjournalen. Andelen brukere som likte Arena bedre varierte mellom 60 og 95 prosent, avhengig av hvilket område de vurderte.

Svar fra alle aldre

35,5 prosent av de som har svart jobber innen medisinske fag. 28 prosent innen kirurgiske fag, 12,5 prosent innen psykisk helsevern og rus for voksne, 10 prosent jobber innen økonomi og forvaltning, 5,8 prosent i psykisk helsevern og rus for barn og unge og de resterende prosentene innenfor diagnostikk eller i kvinneklinikk. Totalt 620 sykehusansatte svarte på undersøkelsen.

Flest sykepleiere, leger og kontorpersonell har sendt inn svar. Undersøkelsen har fått svar fra alle aldersgrupper, men den gruppen som har vært flinkest til å gi sine tilbakemeldinger er de mellom 51 og 60 år.

Denne grafen viser aldersspredningen på de som svarte på brukerundersøkelsen i Helse Nord. Totalt 620 ansatte svarte på undersøkelsen.

Helse Nord har også spurt brukerne hvorfor de mener DIPS Arena er bedre enn DIPS Classic. For 14 av 16 områder er den overveldende tilbakemeldingen at DIPS Arena gir bedre oversikt. Når det gjelder scanning og medisinsk koding dominerer tilbakemeldingen «enklere å bruke».

Brukerne mener modulene «Pasientopplysninger», «Sengepostliste», «Operasjonsplanlegging og -gjennomføring», «Labsvar», «Kritisk informasjon» og «Tvangsvedtak» gir best oversikt.  

Innenfor PLO (Pleie- og omsorgsmeldinger) er brukerne mest delte i begrunnelsene om hva som er blitt bedre. Cirka en tredjedel har klikket hvert av de tre svaralternativene, «enklere å bruke», «raskere å registrere pasientopplysninger» og «bedre oversikt».

Her har de som svarte i Helse Nords brukerundersøkelse fått beskjed om å svare på hvorfor de mener DIPS Arena bedre enn DIPS Classic? Tre svaralternativ. «Gir bedre oversikt» har lysegrønn stolpe, «Raskere å registrere pasientinformasjon» er mørkegrønn og «Enklere å bruke» er blå.

Mye å ta igjen

Heidi Johansen tror at mye av dokumentasjonen som klinikerne har gjort stadig mer av på 2000-tallet, egentlig kunne vært håndtert av helsesekretærer. I dag virker også utviklingen innen kunstig intelligens (KI) lovende, med tanke på å avlaste klinikeren fra «kontoroppgaver».

– Behovet for administrasjon og dokumentasjon rundt pasientene har økt jevnt og trutt gjennom årene. Samtidig har det blitt mindre støttepersonell i sykehusene. Leger og sykepleiere jobber derfor betydelig mer administrativt nå enn for få år siden, for å rapportere og dokumentere det daglige arbeidet sitt. Siden vi kommer til å oppleve stadig større mangel på helsepersonell, vil det å bruke klinkernes tid riktig bli helt avgjørende for fremtidens helsetjeneste. Klinikerne må få jobbe med pasienten, slik de har utdannet seg til.

Så må vi, sammen med DIPS, jobbe for at så mye som mulig av det som skal rapporteres fra klinikernes arbeid, kan hentes direkte ut fra journalen. Og at det blir enklest mulig å dokumentere i journalen, slik at klinikerne bruker minst mulig av arbeidsdagen sin foran PC-en, sier Johansen. Hun styrte den store innføringen av DIPS Arena i Helse Nord i mål gjennom 2021, helt etter planen og godt innenfor det opprinnelige budsjettet.

– Brukerundersøkelser gir oss direkte tilbakemeldinger som vi kan følge opp. En annen viktig effekt er at leverandøren DIPS kan komme raskere i aksjonsmodus. Her får de se, helt konkret, hva sluttbrukerne er fornøyde med og hva de sliter med, sier Johansen.

Blant de tingene brukerne kritiserte i undersøkelsen var at det er for mange klikk, og at de ønsker seg mer gjenbruk av data og automatisk datafangst til registre. De ønsker seg også bedre brukerstøtte, raskere saksgang når de melder inn endringsønsker, og at utviklerne er mer på besøk ute i klinikken.

Forsker på brukertilfredshet

Nasjonalt senter for e-helseforskning (NSE) har også brukt tid på å evaluere brukertilfredsheten i Helse Nord når det gjelder DIPS Arena. Ove Lintvedt, Luis Marco-Ruiz, Espen Solbakken Nordheim, og Rune Pedersen har innhentet data fra klinikere som bruker DIPS Arena, og laget en forskningsartikkel hvor de konkluderer med at de fleste brukerne er moderat til svært tilfredse med det nye pasientjournalsystemet.

Av totalt 603 deltakere, fullførte 221 sluttbrukere det elektroniske spørreskjemaet. Av disse var 25,8 prosent leger, 36,2 prosent sykepleiere og 38 prosent klinikere fra andre yrkesgrupper. Undersøkelsen ble gjennomført mellom september og desember i 2021. DIPS Arena ble innført i de 11 ulike sykehusene i Helse Nord mellom mars og november 2021.

Forskerne bemerker at tidligere studier har rapportert høy misnøye blant EPJ-brukere som har fått ta i bruk nye EPJ-systemer.

– Det å innføre noe nytt innebærer alltid at noen blir misfornøyd. Her var det overveldende moderat til høy tilfredshet, hvilket ikke er det man vanligvis finner så kort tid etter at noe nytt er innført, sier seniorforsker Ove Lintvedt i NSE.

Ove Lintvedt er seniorforsker ved Nasjonalt senter for e-helseforskning, avdeling Helhetlige pasientforløp.  (Foto: Jarl-Stian Olsen)

Forskerne mener en mulig forklaring på at Arena-brukerne er så tilfredse kan skyldes en godt planlagt implementering og opplæring i forkant, og en effektiv håndtering av hendelser i overgangsfasen fra gammelt til nytt. I tillegg mener de det bidrar positivt at leverandøren DIPS har omfattende erfaring fra arbeid med disse sykehusene og kjenner den kliniske arbeidsflyten.

– I tillegg var det overgang fra et gammelt til et nytt DIPS-system og brukergrensesnittet derfor noe gjenkjennbart. I motsetning til med Helseplattformen som ble innført mer som et «big bang», en total utskifting av EPJ-system, sier Lintvedt.

Sammenlikner hele Norden

Lintvedt forteller at NSE i samarbeid med NTNU og Sykehusstudien ny teknologi og helse (STUNTH), benytter samme skjema for å kartlegge brukertilfredshet. NSE planlegger å få følge opp forskningen på DIPS Arena med en ny brukertilfredshetsundersøkelse nå i september 2023. Denne undersøkelsen skal gjøres i Helse Nord, samtidig som det jobbes med å få med Helse Sør-Øst og Helse Vest på sikt. Samtidig undersøker NTNU brukertilfredsheten i Helse Midt hva angår Helseplattformen og pasientjournalsystemet Epic.

– Undersøkelsen er en del av et samarbeid i et nordisk e-helse forskningsnettverk, hvor vi bruker samme instrument og metode for å se på brukertilfredshet med ulike journalsystem. Slik kan vi sammenlikne brukertilfredsheten i de nordiske landene, uavhengig av hvilket pasientjournalsystem de benytter, forklarer Lintvedt.