Innføring på 1-2-3

Publisert

ABUP ved Sørlandet Sykehus brukte bare tre måneder fra DIPS BUP var godkjent innført, til programmet var i drift.

ABUP ved Sørlandet Sykehus brukte bare tre måneder fra DIPS BUP var godkjent innført, til programmet var i drift. Da er juleferien inkludert.

Skulle noen leve i den villfarelsen å tro at ting går litt tregere på Sørlandet, kan følgende historie motbevise det. – Vi satt med et system med en del feil og uforklarlige problemer. Dokumenter forsvant og pasienter ble identifisert uten fullstendige fødselsnummer. Vi måtte gjøre noe, sier Gro Anita Kåsa Poulsen, prosjektleder for innføringen av DIPS BUP-system ved Sørlandet Sykehus. 

Tannhjul

Ledergruppen i prosjektet fikk godkjent sitt mandat 14. oktober 2013, og kunne sette i gang. 19. januar 2014 var det nye systemet i drift ved sykehuset. Korte kommandolinjer og god kompetanse på både gammelt og nytt system er to av suksesskriteriene, ifølge Poulsen.

God lokal erfaring

Prosjektet ble rigget med god lokal erfaring fra både Bupdata og DIPS, noe som gjorde deler av jobben enklere.

Internt i Klinikk for psykisk helse (KPH) var det god kompetanse fra år tilbake. Jeg var systemansvarlig for Bupdata og Geir Hausvik hadde lang erfaring med DIPS. Vi utgjorde ledelsen i prosjektet sammen med Niklas Halseide fra IKT. Sentrale medarbeidere fra ABUP, KPH og IKTavdelingen på sykehuset ble plukket ut til prosjektgruppen og til å lede de ulike arbeidsgruppene, i tillegg til et samarbeid med Sykehuspartner og DIPS, forklarer Poulsen.

Tidlig fikk de igangsatt ryddejobben i de mange til dels ufullstendige dataene fra det gamle systemet. Til slutt endte Sykehuset Sørlandet opp med 130.675 journaldokumenter som skulle over i DIPS. Opplæringen for brukerne gikk intensivt fra 2. desember og fram til konverteringen i januar. I ettertid ser Poulsen at de gjerne skulle hatt mer tid til akkurat dette.

Mer opplæring

- Vi burde nok hatt enda mer fokus på at opplæringen skulle ivareta våre spesifikke rutiner enda bedre. Det er i seg selv en krevende øvelse å lage rutiner for et system man knapt nok kjenner bruken av, og det er kanskje også på dette området vi har hatt mest behov for endring og tilpasning etter overgang til ordinær drift. Selve konverteringen foregikk helga 18. og 19. januar i Sykehuspartner sine lokaler i Grimstad. Søndag kom sekretærer på jobb for å bidra til testing og for å bli bedre kjent i DIPS før systemet gikk på lufta klokken 16.30.

– Etter oppstart har det vært en krevende tid spesielt for sekretærene, som i tillegg til å skulle lære seg et helt nytt system selv, også har måttet fungere som superbrukere for klinikere. Men det går seg til.

Det tar tid å tilpasse seg nytt system og nye rutiner, men totalt sett er vi godt fornøyde.

Vi ser at vi på grunn av den korte tiden vi hadde til rådighet, har måttet brukte noe ekstra tid på ny gjennomgang og endring av enkelte rutiner etterpå, sier Poulsen. På sikt håper barn og unges psykiske helseavdeling ved Sørlandet Sykehus å få være med på å videreutvikle DIPS BUP-system, og er begeistret for at DIPS vil satse på programvaren.

 

Relatert